Cómo planificar una jornada de evaluación en línea para 300 candidatos
Trescientos aspirantes tienen que hacer la misma prueba de competencias de 60 minutos, todos el mismo día. Unos la harán en tus aulas de formación; otros, desde casa. La prueba ya está lista; lo que decide si el día sale bien es todo lo que la rodea: cuántas personas la hacen a la vez, cómo entran, quién ayuda cuando un portátil se apaga en el minuto 40 y qué pasa si se cae el wifi del aula.
Esta guía planifica un día así paso a paso. Las cifras son un ejemplo; cámbialas por las tuyas. Sirve uses la plataforma que uses, y señala dónde te ayuda ExamQR.
1. Decide cuántos hacen la prueba a la vez
La primera decisión es la forma del día: todos a la vez o por sesiones. La marcan tres límites, y manda el más pequeño:
- Puestos. Mesas u ordenadores en tus aulas, si los candidatos vienen en persona.
- Personas. Vigilantes en las aulas y, como mínimo, una persona libre para resolver problemas técnicos.
- La plataforma. Muchos sistemas de exámenes en línea limitan cuántos candidatos pueden estar haciendo una prueba en el mismo momento. Comprueba el tuyo antes de planificar, no esa misma mañana.
En nuestro ejemplo hay 300 candidatos, una prueba de 60 minutos y aulas para 100:
| Sesión | Llegada | Prueba | Candidatos |
|---|---|---|---|
| Mañana 1 | 8:45 | de 9:00 a 10:00 | 100 |
| Mañana 2 | 10:45 | de 11:00 a 12:00 | 100 |
| Tarde | 13:45 | de 14:00 a 15:00 | 100 |
Deja al menos 45 minutos entre sesiones: los retrasos al empezar, el tiempo adicional de los candidatos que tienen derecho a él y la preparación del aula se comen ese margen. Reserva unas cuantas plazas libres en cada sesión para quien tenga que cambiar en el último momento.
2. Comprueba el límite de la plataforma
En ExamQR, el límite es el número de candidatos que están haciendo una prueba en el mismo momento, sumando todos los exámenes de tu cuenta:
- Free: 30. Personal: 100. Organization: 500. Enterprise: según lo acordado.
- Inscribir candidatos y abrir sesiones nunca se bloquea. El límite se aplica cuando un candidato empieza la prueba.
- Por encima del límite, el candidato que llega espera en una sala de espera que vuelve a intentarlo sola cada pocos segundos y le deja entrar en cuanto alguien entrega.
- A un candidato que ya está haciendo la prueba nunca se le echa, aunque recargue la página o se vuelva a conectar.
Así, la planificación del ejemplo cabe en el plan Personal, con una sesión de 100 cada vez, y reunir a los 300 en una sola sesión requiere Organization. Recuerda que otro examen que se celebre a la misma hora en la misma cuenta también cuenta.
Cuando una sesión tiene más candidatos de los que tu plan permite a la vez, la lista de candidatos de la materia te avisa, días antes del examen:
Esperar solo cuesta tiempo en un caso. Con Horario flexible por candidato, el tiempo de cada candidato empieza a contar cuando entra. Con Hora de inicio y fin fijas, todos terminan en el mismo momento, así que los minutos de espera se pierden. En una sesión de horario fijo, mantén el número de candidatos dentro del límite.
3. Llena las sesiones
Deja que los candidatos elijan su sesión en lugar de asignar a 300 personas a mano. Abre la inscripción con un límite de plazas por sesión (planes de pago), para que cada sesión se cierre al completarse, y envía una confirmación con la fecha, la hora y cómo entrar. Consulta cómo gestionar las inscripciones de una jornada de evaluación.
4. Haz que el acceso sea rápido
Cien personas escribiendo a la vez un código de examen, un usuario y una contraseña es la parte más lenta de cualquier sesión. En su lugar, da a cada candidato un enlace o un código QR de acceso personal: en el correo de confirmación, para quienes la hacen a distancia, y en una tarjeta de acceso que se entrega en la puerta, para quienes vienen en persona. Mantén los datos para escribir como alternativa en los ordenadores sin cámara. Consulta códigos QR de acceso en las tarjetas.
5. Puestos y aulas en persona
Reparte cada sesión entre las aulas de forma que quienes se conocen, o tienen la misma versión de la prueba, no se sienten juntos, e imprime una distribución de asientos para la puerta y una lista de asistencia para cada aula. La herramienta de distribución de asientos gratuita lo hace a partir de una hoja de cálculo; consulta cómo hacer la distribución de asientos de un examen. Da a cada sesión varias versiones de la prueba, para que la pantalla del vecino no sirva de ayuda; consulta cómo mezclar una prueba de forma justa.
6. Red y dispositivos
- Prueba la red con el aula llena. Abre una prueba de práctica a la vez en tantos dispositivos como tendrá la sesión, a la misma hora del día. Una red que funciona con diez portátiles puede no aguantar cien.
- Ten una conexión de reserva, como un punto de acceso móvil, y ten claro quién puede reiniciar el router.
- Carga todo y pon regletas donde estén los portátiles.
- Candidatos a distancia: envía los requisitos de dispositivo y navegador con una semana de antelación, junto con una prueba de práctica corta, para que los problemas salgan a la luz antes del día.
7. Cuando algo sale mal
Deja por escrito antes del día qué debe hacer el personal, para que nadie tenga que improvisar:
- Un portátil se apaga. El candidato vuelve a entrar desde otro dispositivo y continúa con las respuestas guardadas hasta ese momento. ExamQR lleva el tiempo en el servidor, así que el reloj no se reinicia. Si la materia limita cuántas veces puede entrar un candidato, prevé este caso.
- Se cae la conexión. Las respuestas se conservan en el navegador mientras no hay conexión y se guardan en el servidor con regularidad; al recargar, el candidato sigue donde lo dejó.
- Un candidato ha perdido tiempo sin tener la culpa. El vigilante le da minutos extra desde la supervisión del examen.
- Alguien pierde su tarjeta. Restablece la contraseña de ese candidato e imprime una tarjeta nueva; la anterior deja de funcionar.
Calendario de la jornada
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| Tres semanas antes | Elegir las sesiones, comprobar el límite de la plataforma y abrir la inscripción con límite de plazas. |
| Una semana antes | Enviar los requisitos de dispositivo y una prueba de práctica a los candidatos a distancia; explicar a los vigilantes el plan de incidencias. |
| Dos días antes | Cerrar la inscripción; comparar el número de candidatos por sesión con los puestos y el límite de la plataforma; preparar la distribución de asientos. |
| El día anterior | Probar la red con el aula llena; imprimir las tarjetas de acceso, la distribución de asientos y las listas de asistencia. |
| El mismo día | Abrir las puertas 15 minutos antes de cada sesión; seguir la supervisión del examen; tener a una persona libre para problemas técnicos. |
| Después | Corregir las respuestas abiertas, ordenar a los candidatos, decidir y comunicar a cada uno su resultado. |
Preguntas
¿Pueden 300 candidatos hacer la prueba exactamente a la vez en ExamQR? Sí, con el plan Organization, que permite hasta 500 a la vez. Con Personal, organiza sesiones de hasta 100.
¿Qué ve un candidato si se alcanza el límite? Un mensaje de que la sala del examen está llena y una espera breve. La página vuelve a intentarlo sola y le deja entrar en cuanto alguien entrega.
¿Hay un pase de un día para un único evento grande? No. Elige el plan que se ajuste a tu sesión más grande; después puedes cambiar de plan. Consulta los precios.
¿Qué pasa después de la prueba? Descubre cómo ExamQR lleva un proceso de selección desde la inscripción hasta la lista de finalistas, con la clasificación y los correos de resultados incluidos.