Cómo comprobar que un certificado es auténtico: una rutina de cinco minutos antes de contratar

Un candidato adjunta a su candidatura un certificado de "Customer Support Specialist". Parece correcto: un logotipo, una firma, un sello, un código QR bien colocado en la esquina. Pero un PDF se edita en pocos minutos, un certificado escaneado se puede volver a mecanografiar y las plantillas de certificados se venden en internet por el precio de un café. El documento por sí solo demuestra muy poco. Lo que lo demuestra es el registro que conserva quien lo emitió.

Esta guía es una rutina que cualquier equipo de selección puede seguir, sea cual sea el emisor. Después muestra cómo es la comprobación de un certificado emitido con ExamQR y qué hacer si su propia organización emite certificados.

Lo que un certificado puede decirle y lo que no

Un certificado es una afirmación: "esta organización declara que esta persona superó esta evaluación en esta fecha". Solo puede confirmarla con la organización, a través de una página de verificación que ella gestione o indique, o preguntándole directamente. Las fuentes, los sellos y la calidad del papel le ayudan a decidir con cuánto cuidado comprobar, nunca si el certificado es auténtico.

Señales de alerta que merecen una revisión atenta

Ninguna demuestra por sí sola una falsificación; cada una es un motivo para verificar antes de fiarse del documento.

• Cuesta encontrar al emisor por su cuenta. No hay un sitio web que pueda localizar de forma independiente, o el único contacto es una dirección de correo gratuita.
• Datos que no coinciden con el CV. El nombre escrito de otra forma, fechas que no encajan con la trayectoria profesional, un curso que parece demasiado corto para el título.
• Sin número de registro ni código de verificación, aunque el mismo emisor los imprime en otros certificados.
• Indicios de edición. Una línea con otra fuente u otro tamaño, un nombre nítido junto a un logotipo borroso, un texto ligeramente desalineado.
• Un código QR o un enlace que lleva a un sitio sin relación con el emisor. Lo vemos más abajo, porque es el truco más fácil de pasar por alto.

La rutina, en cinco pasos

1. Busque en el certificado la vía de verificación

Busque un código QR, una dirección de verificación impresa con un código o un número de registro. Si no hay ninguno, pase al paso 5.

2. Mire adónde lleva el código QR antes de fiarse

Un código QR no es más que un enlace, y un certificado falso puede llevar un enlace a una página falsa muy convincente. Cuando la cámara del móvil muestre la dirección, léala antes de abrirla. Debe ser el sitio web del propio emisor o un servicio de verificación que el emisor mencione en su propio sitio web. Si tiene dudas, no use el código: busque usted mismo el sitio web del emisor, abra desde allí su página de verificación y escriba el código.

3. Compare cada dato

Ponga la página de verificación junto al documento: nombre, título del certificado, fechas, número de registro, calificación o puntuación si aparecen en ambos. Cualquier diferencia significa que el documento que tiene delante ha sido modificado, aunque el certificado original sea real.

4. Lea el estado

Una buena página de verificación dice algo más que "encontrado". Certificado válido significa que el emisor lo respalda hoy. Vencido significa que era auténtico pero ha pasado su fecha de fin; que eso importe o no depende del puesto. Revocado significa que el emisor lo retiró, por ejemplo tras corregir un resultado, y no debe tenerse en cuenta.

5. ¿Sin verificación en línea? Pregunte al emisor

Contacte con la organización mediante datos que encuentre usted mismo, no con el teléfono o el correo impresos en el certificado. Muchos emisores solo confirman un certificado con el permiso del titular, así que pida a los candidatos en su formulario de solicitud que acepten la comprobación de sus credenciales. Anote en el expediente del candidato qué comprobó, cuándo y la respuesta.

Cómo se comprueba un certificado de ExamQR

Las organizaciones que emiten certificados con verificación QR en ExamQR imprimen en cada certificado un código QR y, debajo, un código de 12 caracteres.

• La dirección es siempre app.examqr.com/verify/ seguida del código, por ejemplo app.examqr.com/verify/7K3M-Q9TX-2HPV. ExamQR no verifica certificados en ninguna otra dirección. Un certificado que le envía a otro sitio "para verificar con ExamQR" no es auténtico.
• ¿No tiene una cámara a mano? Abra app.examqr.com/verify y escriba el código impreso bajo el código QR.
• La página muestra el registro, no el papel: a quién se otorgó, el certificado, la asignatura y el examen, la organización emisora, la fecha de emisión y, si el certificado los tiene, la fecha de vencimiento, el número de registro y la calificación. La puntuación solo aparece si el propio certificado la imprime.

Qué significan las demás respuestas:

• Revocado: el emisor retiró el certificado en la fecha indicada. ExamQR revoca un certificado automáticamente cuando una revisión deja la nota por debajo del aprobado y cuando el emisor lo vuelve a emitir para corregir un dato; el certificado corregido tiene un código nuevo.
• Vencido: el certificado era auténtico, pero su fecha de fin ya pasó.
• No se encontró el certificado: el código está mal escrito (tiene 12 letras y dígitos) o no existe. La página da la misma respuesta en ambos casos, así que no revela qué códigos están en uso.
• Sin verificación en línea: el certificado se imprimió sin ella. Pregunte al emisor, como en el paso 5.

La página solo se abre con un código, no permite buscar por nombre, los buscadores no la indexan y limita el número de consultas, así que nadie puede buscar los certificados de una persona sin tener uno en la mano.

Si su organización emite certificados

Facilite la comprobación a quienes van a confiar en sus certificados:

• Imprima una vía de verificación en cada certificado: una dirección en su propio dominio o en un servicio que mencione en su sitio web, más un código.
• Lleve un registro con números consultables e indique en su sitio web cómo pueden verificar los empleadores.
• Retire los certificados cuando cambie un resultado y muéstrelo en la página de verificación, no solo en sus archivos.

En ExamQR, los certificados emitidos desde un examen llevan verificación QR en los planes de pago; consulte cómo emitir certificados con verificación QR. Si ya tiene sus propias páginas de verificación, el creador de certificados gratuito imprime en cada certificado un código QR con sus propios enlaces.

Lista de comprobación

• Vía de verificación encontrada: código QR, dirección y código, o número de registro.
• Destino del QR leído: el sitio web del propio emisor o un servicio que el emisor menciona.
• Los datos coinciden: nombre, título, fechas, número de registro, calificación.
• Estado leído: válido, o vencido y aún aceptable para este puesto.
• Resultado anotado: qué se comprobó, cuándo y la respuesta.

Preguntas

¿Puedo buscar un certificado de ExamQR por el nombre del titular? No. Solo el código abre un certificado, para que nadie pueda curiosear en los registros de otras personas.

La página dice "Vencido". ¿El certificado es falso? No. Era auténtico, pero el emisor le puso una fecha de fin que ya pasó.

El candidato solo tiene una copia impresa sin código QR. Pregunte directamente al emisor. Los certificados impresos sin verificación en línea no se pueden comprobar en la página.

¿ExamQR avala el curso o la competencia? No. Lo emitió la organización que figura en el certificado, y ella responde de lo que certifica. ExamQR guarda el registro y lo muestra a quien tenga el código.

¿Hace sus propias pruebas en los procesos de selección? Vea cómo ExamQR apoya la selección de personal, desde la inscripción hasta la lista final.