Como saber se um certificado é verdadeiro: uma rotina de cinco minutos antes de contratar

Um candidato anexa à candidatura um certificado de "Customer Support Specialist". Parece estar tudo certo: um logotipo, uma assinatura, um carimbo, um QR code bem colocado no canto. Mas um PDF pode ser editado em poucos minutos, um certificado digitalizado pode ser redigitado, e modelos de certificado são vendidos na internet pelo preço de um cafezinho. O documento sozinho prova muito pouco. O que prova é o registro mantido por quem o emitiu.

Este guia traz uma rotina que qualquer equipe de recrutamento pode seguir, seja qual for o emissor. Depois, mostra como fica a conferência de um certificado emitido com o ExamQR e o que fazer se a sua própria organização emite certificados.

O que um certificado pode e não pode dizer

Um certificado é uma afirmação: "esta organização declara que esta pessoa foi aprovada nesta avaliação nesta data". Você só consegue confirmar a afirmação com a organização, por uma página de verificação que ela mantém ou indica, ou perguntando diretamente a ela. Fontes, carimbos e qualidade do papel ajudam a decidir com quanto cuidado conferir, nunca se o certificado é verdadeiro.

Sinais de alerta que pedem um olhar mais atento

Nenhum deles prova sozinho uma falsificação; cada um é um motivo para verificar antes de confiar no documento.

• O emissor é difícil de encontrar por conta própria. Nenhum site que você consiga localizar de forma independente, ou apenas um e-mail gratuito como contato.
• Dados que não batem com o currículo. O nome escrito de outro jeito, datas que não se encaixam na trajetória profissional, um curso que parece curto demais para o título.
• Sem número de registro nem código de verificação, embora o mesmo emissor os imprima em outros certificados.
• Sinais de edição. Uma linha em outra fonte ou tamanho, um nome nítido ao lado de um logotipo borrado, um texto levemente fora da linha.
• Um QR code ou link que leva a um lugar sem relação com o emissor. Falamos mais disso abaixo, porque é o truque mais fácil de deixar passar.

A rotina em cinco passos

1. Encontre a forma de verificação no certificado

Procure um QR code, um endereço de verificação impresso com um código ou um número de registro. Se não houver nenhum, vá para o passo 5.

2. Veja para onde o QR code leva antes de confiar nele

Um QR code é só um link, e um certificado falso pode trazer um link para uma página falsa convincente. Quando a câmera do celular mostrar o endereço, leia antes de abrir. Deve ser o site do próprio emissor ou um serviço de verificação que o emissor indica no próprio site. Se tiver dúvida, não use o código: encontre você mesmo o site do emissor, abra a página de verificação a partir dele e digite o código.

3. Compare cada detalhe

Coloque a página de verificação ao lado do documento: nome, título do certificado, datas, número de registro, conceito ou nota, se aparecerem nos dois. Qualquer diferença significa que o documento à sua frente foi alterado, mesmo que o certificado por trás dele seja real.

4. Leia o status

Uma boa página de verificação diz mais do que "encontrado". Certificado válido significa que o emissor o reconhece hoje. Expirado significa que era verdadeiro, mas passou da data de validade; se isso importa ou não depende da vaga. Revogado significa que o emissor o cancelou, por exemplo depois de corrigir um resultado, e ele não deve ser levado em conta.

5. Sem verificação online? Pergunte ao emissor

Entre em contato com a organização usando dados que você mesmo encontrou, não o telefone ou o e-mail impressos no certificado. Muitos emissores só confirmam um certificado com autorização do titular, então peça aos candidatos, no formulário de inscrição, que autorizem a verificação de credenciais. Registre na ficha do candidato o que foi conferido, quando e qual foi a resposta.

Como é a conferência de um certificado do ExamQR

As organizações que emitem certificados com verificação por QR code no ExamQR imprimem em cada certificado um QR code e, logo abaixo, um código de 12 caracteres.

• O endereço é sempre app.examqr.com/verify/ seguido do código, por exemplo app.examqr.com/verify/7K3M-Q9TX-2HPV. O ExamQR não verifica certificados em nenhum outro endereço. Um certificado que manda você para outro lugar "para verificar com o ExamQR" não é verdadeiro.
• Sem câmera por perto? Abra app.examqr.com/verify e digite o código impresso abaixo do QR code.
• A página mostra o registro, não o papel: para quem foi concedido, o certificado, a disciplina e o exame, a organização emissora, a data de emissão e, quando o certificado os tiver, a data de validade, o número de registro e o conceito. A nota só aparece se o próprio certificado a imprimir.

O que significam as outras respostas:

• Revogado: o emissor cancelou o certificado na data mostrada. O ExamQR revoga um certificado automaticamente quando uma revisão deixa a nota abaixo da aprovação e quando o emissor o emite novamente para corrigir um dado; o certificado corrigido tem um código novo.
• Expirado: o certificado era verdadeiro, mas já passou da data de validade.
• Nenhum certificado encontrado: o código foi digitado errado (ele tem 12 letras e dígitos) ou não existe. A página dá a mesma resposta nos dois casos, então não revela quais códigos estão em uso.
• Sem verificação online: o certificado foi impresso sem ela. Pergunte ao emissor, como no passo 5.

A página só abre com um código, não permite busca por nome, não é indexada pelos mecanismos de busca e limita o número de consultas, então ninguém consegue procurar os certificados de uma pessoa sem ter um deles em mãos.

Se a sua organização emite certificados

Facilite a conferência para quem vai confiar nos seus certificados:

• Imprima uma forma de verificação em todo certificado: um endereço no seu próprio domínio ou num serviço que você indica no seu site, mais um código.
• Mantenha um livro de registro com números que possam ser consultados e explique no seu site como os empregadores podem verificar.
• Revogue certificados quando um resultado mudar e mostre isso na página de verificação, não só nos seus arquivos.

No ExamQR, os certificados emitidos a partir de um exame têm verificação por QR code nos planos pagos; veja como emitir certificados com verificação por QR code. Se você já tem suas próprias páginas de verificação, o gerador de certificados gratuito imprime em cada certificado um QR code com os seus próprios links.

Lista de verificação

• Forma de verificação encontrada: QR code, endereço e código, ou número de registro.
• Destino do QR code lido: o site do próprio emissor ou um serviço que o emissor indica.
• Dados conferem: nome, título, datas, número de registro, conceito.
• Status lido: válido, ou expirado e ainda aceitável para esta vaga.
• Resultado registrado: o que foi conferido, quando e a resposta.

Perguntas

Posso procurar um certificado do ExamQR pelo nome do titular? Não. Só o código abre um certificado, para que ninguém possa vasculhar os registros de outras pessoas.

A página diz "Expirado". O certificado é falso? Não. Ele era verdadeiro, mas o emissor definiu uma data de validade que já passou.

O candidato só tem uma cópia impressa sem QR code. Pergunte diretamente ao emissor. Certificados impressos sem verificação online não podem ser conferidos na página.

O ExamQR garante o curso ou a habilidade? Não. Quem emitiu o certificado foi a organização indicada nele, e ela responde pelo que certifica. O ExamQR armazena o registro e o mostra a quem tiver o código.

Aplica suas próprias avaliações na contratação? Veja como o ExamQR apoia o recrutamento, da inscrição à lista final.