Como planejar um dia de avaliação online para 300 candidatos
Trezentos candidatos precisam fazer o mesmo teste de habilidades de 60 minutos, todos no mesmo dia. Alguns vão fazê-lo nas suas salas de treinamento, outros de casa. O teste em si está pronto; o que decide se o dia vai dar certo é tudo o que está em volta: quantas pessoas fazem ao mesmo tempo, como elas entram, quem ajuda quando um notebook apaga no minuto 40 e o que acontece se o Wi-Fi da sala cair.
Este guia planeja um dia assim, passo a passo. Os números são um exemplo; troque pelos seus. Vale para qualquer plataforma e mostra onde o ExamQR ajuda.
1. Decida quantos fazem a prova ao mesmo tempo
A primeira decisão é o formato do dia: todos de uma vez ou em sessões. Três limites definem isso, e o menor deles prevalece:
- Lugares. Mesas ou computadores nas suas salas, se os candidatos vierem presencialmente.
- Pessoas. Fiscais nas salas, mais pelo menos uma pessoa livre para resolver problemas técnicos.
- A plataforma. Muitos sistemas de prova online limitam quantos candidatos podem estar fazendo uma prova no mesmo momento. Confira o seu antes de planejar, não na manhã do dia.
No nosso exemplo, são 300 candidatos, um teste de 60 minutos e salas para 100 pessoas:
| Sessão | Chegada | Teste | Candidatos |
|---|---|---|---|
| Manhã 1 | 8h45 | das 9h às 10h | 100 |
| Manhã 2 | 10h45 | das 11h às 12h | 100 |
| Tarde | 13h45 | das 14h às 15h | 100 |
Deixe pelo menos 45 minutos entre as sessões: atrasos no início, tempo adicional para os candidatos que têm direito a ele e a arrumação da sala consomem esse intervalo. Reserve algumas vagas sobrando em cada sessão para quem precisar trocar em cima da hora.
2. Confira o limite da plataforma
No ExamQR, o limite é o número de candidatos fazendo uma prova no mesmo momento, somando todos os exames da sua conta:
- Free: 30. Personal: 100. Organization: 500. Enterprise: conforme acordado.
- Inscrever candidatos e abrir sessões nunca é bloqueado. O limite vale quando um candidato começa a prova.
- Acima dele, o candidato que chega aguarda numa sala de espera que tenta de novo sozinha a cada poucos segundos e o deixa entrar assim que alguém entrega.
- Um candidato que já está fazendo a prova nunca é tirado dela, mesmo que recarregue a página ou se reconecte.
Assim, o planejamento do exemplo cabe no plano Personal, com uma sessão de 100 por vez, e colocar os 300 numa só sessão exige o Organization. Lembre que outro exame rodando ao mesmo tempo na mesma conta também entra na conta.
Quando uma sessão tem mais candidatos do que o seu plano permite ao mesmo tempo, a lista de candidatos da disciplina avisa, dias antes do exame:
Esperar só custa tempo num caso. Com Horário flexível por candidato, o tempo de cada candidato começa a contar quando ele entra. Com Horário de início e término fixos, todos param no mesmo momento, então os minutos de espera se perdem. Numa sessão de horário fixo, mantenha o número de candidatos dentro do limite.
3. Preencha as sessões
Deixe os candidatos escolherem a própria sessão em vez de distribuir 300 pessoas à mão. Abra as inscrições com limite de vagas por sessão (planos pagos), para que a sessão feche quando lotar, e envie uma confirmação com a data, o horário e como entrar. Veja como organizar as inscrições de um dia de avaliação.
4. Deixe o acesso rápido
Cem pessoas digitando ao mesmo tempo um código de prova, um usuário e uma senha é a parte mais lenta de qualquer sessão. Em vez disso, dê a cada candidato um link ou QR code de acesso pessoal: no e-mail de confirmação, para quem faz a distância, e num cartão de acesso entregue na porta, para quem vem presencialmente. Mantenha os dados para digitar como alternativa nos computadores sem câmera. Veja QR codes de acesso nos cartões.
5. Lugares e salas no local
Distribua cada sessão pelas salas de modo que pessoas que se conhecem, ou que têm a mesma versão do teste, não sentem lado a lado, e imprima um mapa de sala para a porta e uma lista de presença para cada sala. A ferramenta de mapa de sala gratuita faz isso a partir de uma planilha; veja como fazer o mapa de sala de uma prova. Dê a cada sessão várias versões do teste, para que a tela do vizinho não ajude; veja como embaralhar uma prova de forma justa.
6. Rede e dispositivos
- Teste a rede com a sala cheia. Abra um teste de prática ao mesmo tempo em tantos dispositivos quantos a sessão terá, no mesmo horário do dia. Uma rede que funciona para dez notebooks pode não aguentar cem.
- Tenha uma conexão reserva, como o hotspot de um celular, e saiba quem pode reiniciar o roteador.
- Carregue tudo e coloque réguas de tomada onde ficam os notebooks.
- Candidatos a distância: envie os requisitos de dispositivo e navegador com uma semana de antecedência, junto com um teste de prática curto, para que os problemas apareçam antes do dia.
7. Quando algo dá errado
Escreva antes do dia o que a equipe deve fazer, para que ninguém precise improvisar:
- Um notebook apaga. O candidato entra de novo em outro dispositivo e continua com as respostas salvas até ali. O ExamQR controla o tempo no servidor, então o relógio não é zerado. Se a disciplina limita quantas vezes um candidato pode entrar, leve esse caso em conta.
- A conexão cai. As respostas ficam guardadas no navegador enquanto a conexão está fora e são salvas no servidor regularmente; depois de recarregar, o candidato continua de onde parou.
- Um candidato perdeu tempo sem ter culpa. O fiscal dá minutos extras a ele pelo acompanhamento do exame.
- Alguém perdeu o cartão. Redefina a senha desse candidato e imprima um cartão novo; o antigo deixa de funcionar.
Um cronograma para o dia
| Quando | O quê |
|---|---|
| Três semanas antes | Escolher as sessões, conferir o limite da plataforma, abrir as inscrições com limite de vagas. |
| Uma semana antes | Enviar os requisitos de dispositivo e um teste de prática aos candidatos a distância; orientar os fiscais sobre o plano para incidentes. |
| Dois dias antes | Encerrar as inscrições; conferir o número de candidatos por sessão com os lugares e o limite da plataforma; fazer os mapas de sala. |
| Na véspera | Testar a rede com a sala cheia; imprimir os cartões de acesso, os mapas de sala e as listas de presença. |
| No dia | Abrir as portas 15 minutos antes de cada sessão; acompanhar o exame na tela de acompanhamento; manter uma pessoa livre para problemas técnicos. |
| Depois | Corrigir as respostas abertas, classificar os candidatos, decidir e informar a cada um o seu resultado. |
Perguntas
300 candidatos podem fazer o teste exatamente ao mesmo tempo no ExamQR? Sim, no plano Organization, que permite até 500 ao mesmo tempo. No Personal, faça sessões de até 100.
O que o candidato vê se o limite for atingido? Uma mensagem de que a sala da prova está cheia e uma espera curta. A página tenta de novo sozinha e o deixa entrar assim que alguém entrega.
Existe um passe de um dia para um único evento grande? Não. Escolha o plano que comporta a sua maior sessão; depois você pode trocar de plano. Veja os preços.
O que acontece depois do teste? Veja como o ExamQR conduz um processo seletivo da inscrição à lista de finalistas, incluindo a classificação e os e-mails de resultado.