Merencanakan hari asesmen daring untuk 300 peserta
Tiga ratus pelamar harus mengerjakan tes keterampilan 60 menit yang sama, semuanya dalam satu hari. Sebagian mengerjakannya di ruang pelatihan Anda, sebagian lagi dari rumah. Tesnya sendiri sudah siap; yang menentukan lancar tidaknya hari itu adalah semua hal di sekitarnya: berapa orang yang mengerjakan bersamaan, bagaimana mereka masuk, siapa yang membantu saat sebuah laptop mati di menit ke-40, dan apa yang terjadi jika Wi-Fi ruangan putus.
Panduan ini merencanakan hari seperti itu langkah demi langkah. Angkanya hanya contoh; ganti dengan angka Anda sendiri. Panduan ini berlaku untuk platform apa pun, dan menunjukkan di bagian mana ExamQR membantu.
1. Tentukan berapa orang yang mengerjakan bersamaan
Keputusan pertama adalah bentuk hari itu: semua sekaligus, atau dibagi menjadi beberapa sesi. Tiga batas menentukannya, dan batas terkecil yang berlaku:
- Tempat duduk. Meja atau komputer di ruangan Anda, jika peserta datang ke lokasi.
- Orang. Pengawas di setiap ruangan, ditambah setidaknya satu orang yang siap menangani masalah teknis.
- Platform. Banyak sistem ujian daring membatasi jumlah peserta yang dapat mengerjakan tes pada saat yang sama. Periksa batas di platform Anda sebelum merencanakan, bukan pada pagi harinya.
Dalam contoh kita ada 300 peserta, tes 60 menit, dan ruangan untuk 100 orang:
| Sesi | Datang | Tes | Peserta |
|---|---|---|---|
| Pagi 1 | 08.45 | 09.00–10.00 | 100 |
| Pagi 2 | 10.45 | 11.00–12.00 | 100 |
| Siang | 13.45 | 14.00–15.00 | 100 |
Sisakan setidaknya 45 menit di antara sesi: mulai yang terlambat, waktu tambahan bagi peserta yang berhak, dan penataan ulang ruangan semuanya memakan jeda itu. Sisihkan beberapa kursi cadangan di setiap sesi untuk orang yang harus pindah sesi pada menit terakhir.
2. Periksa batas platform
Di ExamQR, batasnya adalah jumlah peserta yang mengerjakan tes pada saat yang sama, dihitung untuk semua ujian di akun Anda:
- Free: 30. Personal: 100. Organization: 500. Enterprise: sesuai kesepakatan.
- Mendaftarkan peserta dan membuka sesi tidak pernah diblokir. Batas berlaku saat peserta mulai mengerjakan tes.
- Di atas batas itu, peserta yang datang menunggu di ruang tunggu yang mencoba lagi dengan sendirinya setiap beberapa detik dan mempersilakannya masuk begitu ada yang mengumpulkan.
- Peserta yang sedang mengerjakan tes tidak pernah diputus, bahkan jika ia memuat ulang halaman atau tersambung kembali.
Jadi, rencana dalam contoh ini cukup dengan paket Personal, satu sesi berisi 100 orang setiap kali, sedangkan menempatkan ke-300 peserta dalam satu sesi memerlukan Organization. Ingat, ujian lain yang berjalan pada waktu yang sama di akun yang sama juga ikut dihitung.
Jika satu sesi berisi lebih banyak peserta daripada yang diizinkan paket Anda untuk mengerjakan bersamaan, daftar peserta mata uji akan memberi tahu, beberapa hari sebelum ujian:
Menunggu hanya membuang waktu dalam satu kasus. Dengan Waktu fleksibel per peserta, waktu setiap peserta mulai dihitung saat ia berhasil masuk. Dengan Waktu mulai dan selesai tetap, semua orang berhenti pada saat yang sama, sehingga menit yang dihabiskan untuk menunggu hilang begitu saja. Untuk sesi dengan waktu tetap, jaga jumlah peserta agar tidak melebihi batas.
3. Isi sesi-sesinya
Biarkan peserta memilih sesinya sendiri alih-alih membagi 300 orang secara manual. Buka pendaftaran dengan batas kursi untuk setiap sesi (paket berbayar), agar sesi tertutup saat penuh, lalu kirim konfirmasi berisi tanggal, jam, dan cara masuk. Lihat cara mengelola pendaftaran hari asesmen.
4. Percepat proses masuk
Seratus orang yang mengetik kode ujian, nama pengguna, dan kata sandi pada saat yang sama adalah bagian paling lambat dari setiap sesi. Sebagai gantinya, beri setiap peserta tautan atau kode QR masuk pribadi: di email konfirmasi untuk peserta jarak jauh, dan di kartu peserta yang dibagikan di pintu untuk peserta di lokasi. Simpan data masuk yang diketik sebagai cadangan untuk komputer tanpa kamera. Lihat kode QR masuk di kartu peserta.
5. Tempat duduk dan ruangan di lokasi
Sebar setiap sesi ke beberapa ruangan agar orang yang saling kenal, atau yang mendapat versi tes yang sama, tidak duduk bersebelahan, lalu cetak denah tempat duduk untuk pintu dan daftar hadir untuk setiap ruangan. Alat denah tempat duduk gratis mengerjakannya dari spreadsheet; lihat cara membuat denah tempat duduk ujian. Beri setiap sesi beberapa versi tes, agar layar peserta di sebelah tidak membantu; lihat cara mengacak soal secara adil.
6. Jaringan dan perangkat
- Uji jaringan ruangan dalam keadaan penuh. Buka tes latihan secara bersamaan di perangkat sebanyak yang akan ada di sesi itu, pada jam yang sama. Jaringan yang lancar untuk sepuluh laptop belum tentu kuat untuk seratus.
- Siapkan koneksi cadangan, misalnya hotspot ponsel, dan pastikan Anda tahu siapa yang bisa memulai ulang router.
- Isi daya semua perangkat dan sediakan colokan listrik di dekat laptop.
- Peserta jarak jauh: kirim persyaratan perangkat dan peramban seminggu sebelumnya, bersama tes latihan singkat, agar masalah muncul sebelum hari pelaksanaan.
7. Saat terjadi masalah
Tuliskan sebelum hari pelaksanaan apa yang harus dilakukan petugas, agar tidak ada yang perlu berimprovisasi:
- Laptop mati. Peserta masuk lagi di perangkat lain dan melanjutkan dengan jawaban yang sudah tersimpan. ExamQR mencatat waktu di server, jadi waktunya tidak diulang dari awal. Jika mata uji membatasi berapa kali peserta boleh masuk, perhitungkan kasus ini.
- Koneksi putus. Jawaban disimpan di peramban selama koneksi terputus dan dikirim ke server secara berkala; setelah memuat ulang halaman, peserta melanjutkan dari tempat ia berhenti.
- Peserta kehilangan waktu bukan karena kesalahannya. Pengawas memberinya menit tambahan dari halaman pantau ujian.
- Kartu seseorang hilang. Atur ulang kata sandi peserta itu dan cetak kartu baru; kartu lama tidak berlaku lagi.
Jadwal untuk hari pelaksanaan
| Kapan | Apa |
|---|---|
| Tiga minggu sebelumnya | Tentukan sesi, periksa batas platform, buka pendaftaran dengan batas kursi. |
| Seminggu sebelumnya | Kirim persyaratan perangkat dan tes latihan kepada peserta jarak jauh; jelaskan rencana penanganan insiden kepada pengawas. |
| Dua hari sebelumnya | Tutup pendaftaran; cocokkan jumlah peserta per sesi dengan tempat duduk dan batas platform; buat denah tempat duduk. |
| Sehari sebelumnya | Uji jaringan ruangan dalam keadaan penuh; cetak kartu peserta, denah tempat duduk, dan daftar hadir. |
| Pada hari pelaksanaan | Buka pintu 15 menit sebelum setiap sesi; ikuti jalannya ujian di halaman pantau ujian; siagakan satu orang untuk masalah teknis. |
| Sesudahnya | Nilai jawaban terbuka, buat peringkat peserta, putuskan, dan sampaikan hasilnya kepada masing-masing. |
Pertanyaan
Bisakah 300 peserta mengerjakan tes tepat pada saat yang sama di ExamQR? Bisa, dengan paket Organization, yang mengizinkan hingga 500 peserta sekaligus. Dengan Personal, adakan sesi berisi paling banyak 100 orang.
Apa yang dilihat peserta jika batas sudah tercapai? Pesan bahwa ruang ujian sudah penuh dan waktu tunggu yang singkat. Halaman mencoba lagi dengan sendirinya dan mempersilakannya masuk begitu ada yang mengumpulkan.
Apakah ada paket satu hari untuk satu acara besar? Tidak ada. Pilih paket yang sesuai dengan sesi terbesar Anda; Anda bisa mengganti paket sesudahnya. Lihat harga.
Apa yang terjadi setelah tes? Lihat bagaimana ExamQR menangani satu putaran rekrutmen dari pendaftaran hingga daftar pendek, termasuk pemeringkatan dan email hasil.