Cara mengelola pendaftaran hari asesmen: sesi, batas kursi, dan persetujuan

Anda menyelenggarakan hari asesmen: tiga sesi dengan 25 kursi, kandidat yang harus mengirim CV lebih dulu, dan tim rekrutmen yang ingin menyetujui siapa yang datang. Cara yang biasa dipakai adalah formulir daring, spreadsheet, dan kotak masuk Anda. Di akhir pekan, satu sesi berisi 31 nama, dua orang mendaftar dua kali, tautan CV tersebar di berbagai balasan, dan Anda menulis email konfirmasi satu per satu di malam hari.

Panduan ini merangkum apa yang harus dicapai proses pendaftaran ujian atau asesmen, apa pun alatnya, lalu menunjukkan cara menyiapkannya dengan pendaftaran lebih awal di ExamQR.

Apa yang dilakukan proses pendaftaran yang baik

• Dibuka dan ditutup tepat waktu. Pendaftaran punya awal dan akhir, sehingga pendaftar terlambat tidak masuk setelah daftar dicetak.
• Memeriksa batas kursi saat pemesanan. Formulir yang menghitung belakangan akan kelebihan pendaftar. Kursi terakhir sebuah sesi harus jatuh ke satu orang, dan sesi itu harus langsung tampil penuh.
• Hanya menanyakan yang perlu, dan menjelaskan alasannya. Tautan CV, posisi yang dilamar, mungkin nomor identitas. Setiap pertanyaan tambahan mengurangi pendaftaran yang selesai, dan data pribadi butuh pemberitahuan yang jelas serta tanggal penghapusan.
• Anda yang menentukan siapa yang ikut. Untuk pelatihan terbuka, siapa cepat dia dapat sudah cukup. Untuk rekrutmen atau sertifikasi, setiap pendaftaran menunggu persetujuan Anda.
• Kandidat menerima semuanya dalam satu email. Sesi, ruang, cara masuk pada hari ujian, dan entri kalender. Pengingat sehari sebelumnya mengurangi yang tidak hadir.
• Anda memiliki satu daftar. Siapa yang mendaftar, kapan, untuk sesi mana, apa jawabannya, dan apakah sudah Anda setujui, siap untuk hari pelaksanaan dan untuk arsip.

Langkah demi langkah di ExamQR

Pendaftaran lebih awal termasuk dalam paket berbayar. Semua paket, termasuk paket gratis, tetap memiliki tautan pendaftaran sederhana tempat kandidat mendaftar lalu langsung mengerjakan ujian.

1. Aktifkan pendaftaran lebih awal

Edit ujian, izinkan pendaftaran, lalu pilih Pendaftaran lebih awal. Atur kapan pendaftaran dibuka dan ditutup, dan apakah setiap pendaftaran perlu Anda setujui. Pilih berapa jam sebelum sesi pengingat dikirim (bawaan 24, 0 untuk tidak ada) dan, bila perlu, setelah berapa hari jawaban atas pertanyaan tambahan dihapus.

2. Tambahkan pertanyaan yang Anda perlukan

Tambahkan hingga delapan kolom: teks pendek, paragraf, pilihan dari daftar, tautan, atau tanggal. Tombol tambah cepat membuat kolom yang umum dengan sekali klik: Tautan CV, Perusahaan, Posisi yang dilamar, Nomor identitas. Tandai yang wajib. Kolom tautan hanya menerima alamat web, jadi Anda tidak menerima nama berkas sebagai pengganti CV.

Jika perlu lebih banyak, lampirkan salah satu survei Anda: kandidat menjawabnya tepat setelah formulir, dan jawabannya muncul di ekspor pendaftaran. Terakhir, tulis pernyataan data yang disetujui kandidat, atau gunakan teks standar.

3. Buat sesi beserta kursinya

Setiap sesi ujian yang sudah dijadwalkan untuk sebuah mata uji menjadi pilihan bagi kandidat. Beri batas kursi untuk setiap sesi di Sesi. Di halaman pendaftaran, kandidat melihat sesi beserta sisa kursinya dalam zona waktu Anda, dan sesi yang penuh tidak bisa dipilih. Pemeriksaan terjadi saat pemesanan, jadi dua orang tidak bisa mendapat kursi terakhir. Sesi yang sudah dimulai tidak lagi ditawarkan.

4. Bagikan tautan dan tinjau pendaftaran

Bagikan tautan pendaftaran atau kode QR-nya. Setiap pendaftaran lalu muncul di Pendaftaran pada halaman ujian, tempat Anda memfilter menurut status atau sesi dan mencari berdasarkan nama atau email. Untuk setiap kandidat, Anda dapat:

• menyetujui, satu per satu atau beberapa sekaligus; kandidat diterima di sesi yang dipilihnya;
• menolak, dengan catatan opsional yang dikirim lewat email;
• mengganti sesi, jika sesi baru masih punya kursi;
• membatalkan pendaftaran yang sudah disetujui: kandidat dikeluarkan dari ujian dan tautan masuknya tidak berlaku lagi. Kandidat yang sudah mulai mengerjakan tidak dapat dibatalkan, agar pekerjaannya tidak hilang.

5. Biarkan email yang menindaklanjuti

Kandidat menerima email dalam bahasa yang mereka gunakan saat mendaftar:

• email pendaftaran diterima saat pendaftarannya menunggu persetujuan;
• konfirmasi berisi sesi, ruang, kode QR dan tautan masuk pribadi, serta berkas kalender untuk Google Calendar, Outlook, atau Apple Calendar;
• email penolakan atau pembatalan dengan catatan Anda, bila ada;
• satu pengingat sebelum sesi.

Tautan masuk bersifat pribadi dan berfungsi tanpa kata sandi, jadi antrean di pintu bergerak lebih cepat. Jika Anda memindahkan seseorang ke sesi lain, ia menerima konfirmasi baru.

6. Ekspor daftarnya

Ekspor ke Excel mengunduh pendaftaran sesuai filter yang sedang dipakai: data kandidat, sesi dalam zona waktu Anda, status beserta tanggal dan siapa yang memutuskan, satu kolom per pertanyaan tambahan (tautan CV tetap bisa diklik), waktu persetujuan data, dan satu kolom per pertanyaan survei.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menerima CV sebagai lampiran email. CV berakhir di kotak masuk pribadi tanpa tanggal penghapusan. Mintalah tautan dan hapus jawabannya setelah proses selesai.
• Tidak ada tanggal tutup. Pendaftar terlambat datang setelah daftar dicetak. Tutup pendaftaran satu atau dua hari sebelum sesi pertama.
• Sesi tanpa batas. Sesi pagi yang populer penuh, sementara sesi sore kosong. Batasi setiap sesi sesuai kursi yang benar-benar Anda miliki.
• Konfirmasi secara manual. Satu jam yang salah di satu email berarti satu kandidat di pintu yang salah. Biarkan konfirmasi berasal dari data yang sama dengan sesinya.

Pertanyaan

Paket apa yang saya perlukan? Pendaftaran lebih awal, dengan sesi, persetujuan, dan email, ada di paket berbayar. Tautan pendaftaran untuk mendaftar lalu langsung ujian ada di semua paket. Lihat harga.

Apakah pendaftaran yang menunggu memegang kursi? Ya. Pendaftaran yang menunggu dan yang disetujui sama-sama dihitung dalam kursi sesi; pendaftaran yang ditolak atau dibatalkan melepaskan kursinya.

Apakah kandidat masih bisa masuk dengan kata sandi? Bisa. Mereka masuk sesuai pengaturan ujian, dengan email dan kata sandi, dan juga bisa memakai tautan atau kode QR pribadi dari email konfirmasi.

Bagaimana dengan jawabannya? Jawaban tetap tersimpan bersama pendaftaran sampai jumlah hari yang Anda tetapkan setelah sesi berlalu, lalu dihapus; pendaftarannya sendiri tetap ada.

Atur ruang untuk hari itu dengan panduan gratis denah tempat duduk ujian, dan lihat bagaimana ExamQR menjalankan ujian daring.