Tổ chức đăng ký cho một ngày đánh giá: ca thi, giới hạn chỗ và duyệt đơn

Bạn tổ chức một ngày đánh giá: ba ca, mỗi ca 25 chỗ, ứng viên phải gửi CV trước, và bộ phận tuyển dụng muốn duyệt ai được dự. Cách thường làm là một biểu mẫu trực tuyến, một bảng tính và hộp thư của bạn. Cuối tuần, một ca có 31 người, hai người đăng ký hai lần, link CV nằm rải rác trong các email trả lời, còn bạn ngồi viết email xác nhận bằng tay đến khuya.

Bài này liệt kê những gì một quy trình đăng ký thi hay đánh giá cần làm đúng, dù bạn dùng công cụ nào, rồi chỉ cách thiết lập bằng tính năng đăng ký trước của ExamQR.

Quy trình đăng ký tốt cần làm được gì

• Mở và đóng đúng giờ. Đăng ký có thời điểm bắt đầu và kết thúc, để không còn người đăng ký muộn lọt vào sau khi bạn đã in danh sách.
• Kiểm tra số chỗ ngay lúc đăng ký. Biểu mẫu đếm sau sẽ nhận quá chỗ. Chỗ cuối cùng của một ca phải về đúng một người, và ca đó phải hiện là hết chỗ ngay lập tức.
• Chỉ hỏi điều cần thiết, và nói rõ vì sao. Link CV, vị trí ứng tuyển, có thể là số giấy tờ tùy thân. Mỗi câu hỏi thêm làm giảm số người đăng ký xong, và dữ liệu cá nhân cần một thông báo rõ ràng cùng thời hạn xóa.
• Bạn quyết định ai được dự thi. Với khóa đào tạo mở, ai đăng ký trước được trước là đủ. Với tuyển dụng hay cấp chứng chỉ, mỗi đơn chờ bạn duyệt.
• Thí sinh nhận đủ thông tin trong một email. Ca thi, phòng, cách đăng nhập vào ngày thi và một mục lịch. Email nhắc vào hôm trước giúp giảm số người vắng mặt.
• Cuối cùng bạn có một danh sách duy nhất. Ai đăng ký, lúc nào, ca nào, trả lời gì và đã được duyệt chưa, sẵn sàng cho ngày thi và để lưu hồ sơ.

Từng bước trong ExamQR

Đăng ký trước có trong các gói trả phí. Mọi gói, kể cả gói miễn phí, vẫn có link đăng ký đơn giản để thí sinh đăng ký và vào thi ngay.

1. Bật đăng ký trước

Sửa kỳ thi, bật cho đăng ký và chọn Đăng ký trước. Đặt thời gian mở và đóng đăng ký, và chọn có duyệt từng đơn hay không. Chọn email nhắc gửi trước ca thi bao nhiêu giờ (mặc định 24, đặt 0 để tắt) và, nếu muốn, sau bao nhiêu ngày thì xóa câu trả lời cho các trường thông tin thêm.

2. Thêm những câu hỏi bạn cần

Thêm tối đa tám trường: chữ ngắn, đoạn văn, chọn một trong danh sách, liên kết hoặc ngày. Các nút thêm nhanh tạo ngay những trường hay dùng: Link CV, Công ty, Vị trí ứng tuyển, Số giấy tờ tùy thân. Đánh dấu những trường bắt buộc. Trường liên kết chỉ nhận địa chỉ web, nên bạn không nhận về một tên tệp thay cho CV.

Nếu cần hỏi nhiều hơn, hãy gắn một khảo sát của bạn: thí sinh trả lời ngay sau biểu mẫu, và câu trả lời có trong tệp Excel đăng ký. Cuối cùng, viết nội dung xử lý dữ liệu mà thí sinh đồng ý, hoặc giữ câu chuẩn.

3. Tạo các ca thi và số chỗ

Mỗi ca của kỳ thi đã được xếp lịch cho một môn trở thành một lựa chọn cho thí sinh. Đặt số chỗ cho từng ca trong Ca thi. Trên trang đăng ký, thí sinh thấy các ca cùng số chỗ còn lại, theo múi giờ của bạn, và không chọn được ca đã hết chỗ. Việc kiểm tra diễn ra ngay lúc đăng ký, nên hai người không thể cùng lấy chỗ cuối cùng. Ca đã bắt đầu thì không còn được đưa ra để chọn.

4. Chia sẻ link và xem đơn đăng ký

Chia sẻ link đăng ký hoặc mã QR của nó. Mỗi đơn hiện trong mục Đăng ký ở trang kỳ thi, nơi bạn lọc theo trạng thái hay ca thi và tìm theo tên hay email. Với từng thí sinh, bạn có thể:

• duyệt, từng đơn hoặc nhiều đơn một lúc; thí sinh được xếp vào ca đã chọn;
• từ chối, kèm lời nhắn tùy chọn gửi trong email;
• đổi ca thi, nếu ca mới vẫn còn chỗ;
• hủy một đơn đã duyệt: thí sinh bị đưa ra khỏi kỳ thi và link đăng nhập của họ không dùng được nữa. Thí sinh đã bắt đầu làm bài thì không hủy được, để không mất bài làm.

5. Để email lo phần còn lại

Thí sinh nhận email bằng ngôn ngữ đã dùng khi đăng ký:

• email đã nhận đơn khi đơn đang chờ duyệt;
• email xác nhận có ca thi, phòng, mã QR và link đăng nhập riêng, cùng tệp lịch cho Google Calendar, Outlook hoặc Apple Calendar;
• email từ chối hoặc hủy kèm lời nhắn của bạn, nếu có;
• một email nhắc trước giờ thi.

Link đăng nhập là riêng của từng người và không cần mật khẩu, nên hàng chờ ở cửa phòng thi đi nhanh hơn. Khi bạn chuyển ai sang ca khác, họ nhận một email xác nhận mới.

6. Xuất danh sách

Xuất Excel tải về các đơn theo bộ lọc đang chọn: thông tin thí sinh, ca thi theo múi giờ của bạn, trạng thái cùng các mốc thời gian và người xử lý, mỗi câu hỏi thêm một cột (link CV vẫn bấm được), thời điểm đồng ý xử lý dữ liệu, và mỗi câu khảo sát một cột.

Những lỗi thường gặp

• Nhận CV bằng tệp đính kèm qua email. CV nằm trong hộp thư cá nhân mà không có hạn xóa. Hãy xin link thay vì tệp, và xóa câu trả lời khi quy trình kết thúc.
• Không có ngày đóng đăng ký. Người đăng ký muộn đến sau khi danh sách đã in. Hãy đóng đăng ký một hai ngày trước ca đầu tiên.
• Ca thi không giới hạn chỗ. Ca sáng đông nghịt trong khi ca chiều vắng. Hãy giới hạn mỗi ca đúng bằng số chỗ bạn thật sự có.
• Xác nhận bằng tay. Một giờ sai trong một email là một thí sinh đứng nhầm cửa. Hãy để email xác nhận lấy từ chính dữ liệu của ca thi.

Câu hỏi thường gặp

Tôi cần gói nào? Đăng ký trước, cùng ca thi, duyệt đơn và email, có trong các gói trả phí. Link đăng ký để thí sinh đăng ký và vào thi ngay có trong mọi gói. Xem bảng giá.

Đơn chờ duyệt có giữ chỗ không? Có. Đơn chờ duyệt và đơn đã duyệt đều tính vào số chỗ của ca; đơn bị từ chối hoặc bị hủy thì trả lại chỗ.

Thí sinh còn đăng nhập bằng mật khẩu được không? Được. Thí sinh đăng nhập theo cách kỳ thi được thiết lập, bằng email và mật khẩu, và cũng dùng được link hoặc mã QR riêng trong email xác nhận.

Câu trả lời được giữ đến khi nào? Đến khi hết số ngày bạn đặt, tính từ sau ca thi, rồi được xóa; bản thân đơn đăng ký vẫn còn.

Sắp xếp phòng thi cho ngày hôm đó với bài hướng dẫn xếp chỗ phòng thi miễn phí, và xem ExamQR tổ chức thi trực tuyến như thế nào.