Lên kế hoạch cho một ngày đánh giá trực tuyến với 300 thí sinh

Ba trăm ứng viên phải làm cùng một bài kiểm tra kỹ năng 60 phút, tất cả trong một ngày. Một số làm bài tại phòng đào tạo của bạn, số khác làm từ nhà. Bản thân đề đã sẵn sàng; điều quyết định ngày hôm đó có suôn sẻ hay không là mọi thứ xung quanh: bao nhiêu người làm bài cùng lúc, họ vào thi bằng cách nào, ai hỗ trợ khi một chiếc laptop tắt ngúm ở phút thứ 40, và chuyện gì xảy ra nếu Wi-Fi của phòng bị rớt.

Bài này lên kế hoạch cho một ngày như vậy, từng bước một. Các con số chỉ là ví dụ; hãy thay bằng số liệu của bạn. Cách làm áp dụng cho nền tảng nào cũng được, và bài chỉ ra những chỗ ExamQR giúp được bạn.

1. Quyết định bao nhiêu người làm bài cùng lúc

Quyết định đầu tiên là hình dạng của ngày thi: tất cả cùng lúc, hay chia thành nhiều ca. Có ba giới hạn chi phối, và giới hạn nhỏ nhất sẽ quyết định:

• Chỗ ngồi. Số bàn hoặc máy tính trong các phòng của bạn, nếu thí sinh đến thi tại chỗ.
• Con người. Giám thị trong các phòng, cộng ít nhất một người rảnh tay để xử lý sự cố kỹ thuật.
• Nền tảng. Nhiều hệ thống thi trực tuyến giới hạn số thí sinh làm bài cùng một lúc. Hãy kiểm tra hệ thống của bạn trước khi lên kế hoạch, đừng để đến sáng hôm thi.

Trong ví dụ của chúng ta có 300 thí sinh, bài làm 60 phút, và phòng đủ cho 100 người:

Để ít nhất 45 phút giữa hai ca: bắt đầu muộn, thời gian cộng thêm cho những thí sinh được hưởng, và việc sắp xếp lại phòng đều ăn vào khoảng trống này. Giữ vài chỗ dự phòng ở mỗi ca cho những người buộc phải đổi ca vào phút chót.

2. Kiểm tra giới hạn của nền tảng

Trong ExamQR, giới hạn là số thí sinh làm bài cùng một lúc, tính chung cho mọi kỳ thi của tài khoản:

• Free: 30. Personal: 100. Organization: 500. Enterprise: theo thỏa thuận.
• Việc đăng ký thí sinh và mở ca thi không bao giờ bị chặn. Giới hạn chỉ áp dụng khi thí sinh bắt đầu làm bài.
• Khi đã chạm giới hạn, thí sinh đến sau chờ trong phòng chờ; trang tự thử lại sau mỗi vài giây và cho thí sinh vào ngay khi có người nộp bài.
• Thí sinh đang làm bài không bao giờ bị ngắt, kể cả khi tải lại trang hay kết nối lại.

Như vậy, kế hoạch ví dụ vừa với gói Personal, mỗi lúc một ca 100 người, còn muốn xếp cả 300 người vào một ca thì cần gói Organization. Nhớ rằng một kỳ thi khác diễn ra cùng lúc trên cùng tài khoản cũng được tính vào.

Khi một ca có nhiều thí sinh hơn số người mà gói của bạn cho làm bài cùng lúc, danh sách thí sinh của môn thi sẽ báo cho bạn biết, nhiều ngày trước kỳ thi:

Việc chờ chỉ làm mất thời gian trong một trường hợp. Với Thời gian linh hoạt theo thí sinh, thời gian của mỗi thí sinh bắt đầu tính từ lúc họ vào được bài. Với Cố định thời gian bắt đầu và kết thúc, mọi người dừng cùng một lúc, nên những phút phải chờ là mất trắng. Với ca thi cố định giờ, hãy giữ số thí sinh trong giới hạn.

3. Lấp đầy các ca thi

Hãy để thí sinh tự chọn ca thay vì xếp tay 300 người. Mở đăng ký với giới hạn chỗ cho từng ca (gói trả phí), để ca tự đóng khi đã đủ người, và gửi email xác nhận có ngày, giờ và cách đăng nhập. Xem cách tổ chức đăng ký cho một ngày đánh giá.

4. Cho đăng nhập thật nhanh

Một trăm người cùng lúc gõ mã kỳ thi, tên đăng nhập và mật khẩu là khâu chậm nhất của mọi ca thi. Thay vào đó, hãy cho mỗi thí sinh một link hoặc mã QR đăng nhập riêng: trong email xác nhận với thí sinh thi từ xa, và trên thẻ dự thi phát ở cửa với thí sinh thi tại chỗ. Giữ thông tin gõ tay làm phương án dự phòng cho máy tính không có camera. Xem mã QR đăng nhập trên thẻ dự thi.

5. Chỗ ngồi và phòng thi tại chỗ

Chia mỗi ca ra các phòng sao cho những người quen nhau, hoặc làm cùng mã đề, không ngồi cạnh nhau, rồi in sơ đồ chỗ ngồi để dán ở cửa và danh sách điểm danh cho từng phòng. Công cụ xếp chỗ phòng thi miễn phí làm việc này từ một bảng tính; xem cách xếp chỗ phòng thi. Cho mỗi ca nhiều mã đề, để màn hình của người bên cạnh không giúp được gì; xem cách trộn đề công bằng.

6. Mạng và thiết bị

• Thử mạng của phòng khi phòng kín chỗ. Cho đúng số thiết bị như ca thi sẽ có cùng mở một bài thi thử một lúc, vào đúng khung giờ thi. Mạng chạy tốt với mười laptop chưa chắc chịu được một trăm.
• Có sẵn kết nối dự phòng, chẳng hạn điểm phát Wi-Fi từ điện thoại, và biết ai có thể khởi động lại router.
• Sạc đầy mọi thiết bị và đặt ổ cắm điện ở chỗ để laptop.
• Thí sinh thi từ xa: gửi yêu cầu về thiết bị và trình duyệt trước một tuần, kèm một bài thi thử ngắn, để vấn đề lộ ra trước ngày thi.

7. Khi có sự cố

Ghi ra từ trước ngày thi những gì nhân sự cần làm, để không ai phải xoay xở theo cảm tính:

• Laptop hỏng. Thí sinh đăng nhập lại trên thiết bị khác và làm tiếp với các câu trả lời đã lưu. ExamQR tính giờ trên máy chủ, nên đồng hồ không bị đặt lại từ đầu. Nếu môn thi giới hạn số lần đăng nhập của thí sinh, hãy tính trước cho trường hợp này.
• Mất kết nối. Câu trả lời được giữ trong trình duyệt khi mất mạng và được lưu lên máy chủ thường xuyên; sau khi tải lại trang, thí sinh làm tiếp từ chỗ đã dừng.
• Thí sinh mất thời gian không do lỗi của mình. Giám thị cộng thêm phút cho họ từ trang điều hành thi.
• Ai đó mất thẻ. Đặt lại mật khẩu cho thí sinh đó và in thẻ mới; thẻ cũ không dùng được nữa.

Lịch trình cho ngày thi

Câu hỏi thường gặp

300 thí sinh có làm bài đúng cùng một lúc trên ExamQR được không? Được, với gói Organization, cho tối đa 500 người làm bài cùng lúc. Với gói Personal, hãy chia thành các ca tối đa 100 người.

Thí sinh thấy gì khi đã chạm giới hạn? Một thông báo phòng thi đã đủ người và một khoảng chờ ngắn. Trang tự thử lại và cho thí sinh vào ngay khi có người nộp bài.

Có gói dùng một ngày cho một sự kiện lớn không? Không. Hãy chọn gói vừa với ca đông nhất của bạn; sau đó bạn có thể đổi gói. Xem bảng giá.

Sau bài thi thì sao? Xem ExamQR đưa một đợt tuyển dụng đi từ đăng ký đến danh sách rút gọn, gồm cả xếp hạng và email báo kết quả.