Cách kiểm tra chứng chỉ thật hay giả: quy trình năm phút trước khi tuyển dụng

Một ứng viên gửi kèm hồ sơ chứng chỉ "Customer Support Specialist". Trông rất ổn: có logo, chữ ký, con dấu, một mã QR gọn gàng ở góc. Nhưng file PDF sửa được trong vài phút, chứng chỉ scan có thể gõ lại, còn mẫu chứng chỉ được bán trên mạng với giá một ly cà phê. Bản thân tờ chứng chỉ chứng minh được rất ít. Thứ chứng minh được là hồ sơ do chính đơn vị cấp lưu giữ.

Bài này đưa ra một quy trình mà bộ phận tuyển dụng nào cũng làm theo được, dù chứng chỉ do ai cấp. Sau đó bài chỉ ra việc kiểm tra diễn ra thế nào với chứng chỉ cấp bằng ExamQR, và nên làm gì nếu chính đơn vị bạn cấp chứng chỉ.

Chứng chỉ cho bạn biết được gì, và không biết được gì

Chứng chỉ là một lời khẳng định: "đơn vị này xác nhận người này đã đạt bài đánh giá này vào ngày này". Bạn chỉ xác nhận được lời khẳng định đó với chính đơn vị cấp, qua trang xác minh do họ vận hành hoặc chỉ định, hoặc bằng cách hỏi trực tiếp. Phông chữ, con dấu và chất lượng giấy giúp bạn quyết định cần kiểm tra kỹ đến đâu, nhưng không bao giờ cho biết chứng chỉ là thật hay giả.

Những dấu hiệu cần xem kỹ hơn

Riêng một dấu hiệu nào cũng không chứng minh được là giả; mỗi dấu hiệu là một lý do để xác minh trước khi tin vào giấy tờ.

• Bạn khó tự tìm ra đơn vị cấp. Không có website nào bạn tự tìm được, hoặc chỉ có một địa chỉ email miễn phí để liên hệ.
• Thông tin không khớp với CV. Tên viết khác, ngày tháng không khớp với quá trình làm việc, khoá học có vẻ quá ngắn so với tên chứng chỉ.
• Không có số hiệu hay mã xác minh, dù đơn vị đó vẫn in chúng trên các chứng chỉ khác.
• Dấu vết chỉnh sửa. Một dòng khác phông hoặc khác cỡ chữ, tên sắc nét bên cạnh logo bị nhoè, chữ hơi lệch khỏi dòng.
• Mã QR hoặc đường link dẫn tới nơi chẳng liên quan gì đến đơn vị cấp. Phần dưới nói rõ hơn, vì đây là mánh dễ bỏ sót nhất.

Quy trình năm bước

1. Tìm cách xác minh trên chứng chỉ

Tìm mã QR, địa chỉ xác minh in kèm mã, hoặc số hiệu. Nếu không có, chuyển sang bước 5.

2. Xem mã QR dẫn tới đâu trước khi tin

Mã QR chỉ là một đường link, và chứng chỉ giả hoàn toàn có thể chứa link tới một trang giả trông rất thật. Khi camera điện thoại hiện địa chỉ, hãy đọc nó trước khi mở. Đó phải là website của chính đơn vị cấp, hoặc một dịch vụ xác minh mà đơn vị cấp nêu tên trên website của họ. Nếu không chắc, đừng dùng mã: hãy tự tìm website của đơn vị cấp, mở trang xác minh từ đó rồi gõ mã.

3. So từng chi tiết

Đặt trang xác minh cạnh tờ chứng chỉ: họ tên, tên chứng chỉ, các ngày, số hiệu, xếp loại hoặc điểm nếu cả hai bên đều có. Chỉ cần một chỗ khác là giấy tờ trước mặt bạn đã bị sửa, kể cả khi chứng chỉ gốc là thật.

4. Đọc trạng thái

Một trang xác minh tốt không chỉ báo "tìm thấy". Chứng chỉ còn hiệu lực nghĩa là đơn vị cấp vẫn công nhận chứng chỉ ở thời điểm hiện tại. Đã hết hạn nghĩa là chứng chỉ từng là thật nhưng đã quá ngày hết hạn; điều đó có quan trọng hay không tuỳ vị trí tuyển dụng. Đã thu hồi nghĩa là đơn vị cấp đã rút lại chứng chỉ, ví dụ sau khi kết quả được sửa, và không nên dựa vào nó nữa.

5. Không có xác minh trực tuyến? Hỏi đơn vị cấp

Liên hệ đơn vị cấp bằng thông tin bạn tự tìm, không dùng số điện thoại hay email in trên chứng chỉ. Nhiều đơn vị chỉ xác nhận chứng chỉ khi người được cấp đồng ý, vì vậy hãy thêm vào mẫu ứng tuyển một mục để ứng viên đồng ý cho kiểm tra bằng cấp, chứng chỉ. Ghi vào hồ sơ ứng viên bạn đã kiểm tra gì, khi nào và câu trả lời ra sao.

Kiểm tra chứng chỉ ExamQR như thế nào

Các đơn vị cấp chứng chỉ có mã QR xác minh trên ExamQR in một mã QR và một mã 12 ký tự ngay bên dưới trên mỗi chứng chỉ.

• Địa chỉ luôn là app.examqr.com/verify/ kèm theo mã, ví dụ app.examqr.com/verify/7K3M-Q9TX-2HPV. ExamQR không xác minh chứng chỉ ở bất kỳ địa chỉ nào khác. Chứng chỉ nào đưa bạn đến nơi khác "để xác minh với ExamQR" thì không phải chứng chỉ thật.
• Không có camera? Mở app.examqr.com/verify và gõ mã in dưới mã QR.
• Trang hiện hồ sơ, không phải tờ giấy: người được cấp, tên chứng chỉ, môn và kỳ thi, đơn vị cấp, ngày cấp, cùng ngày hết hạn, số hiệu và xếp loại nếu chứng chỉ có. Điểm chỉ hiện khi chính chứng chỉ có in điểm.

Ý nghĩa của các kết quả khác:

• Đã thu hồi: đơn vị cấp đã rút lại chứng chỉ vào ngày ghi trên trang. ExamQR tự thu hồi chứng chỉ khi phúc khảo làm điểm xuống dưới điểm đạt, và khi đơn vị cấp lại chứng chỉ để sửa một thông tin; chứng chỉ đã sửa có mã mới.
• Đã hết hạn: chứng chỉ từng là thật nhưng đã quá ngày hết hạn.
• Không tìm thấy chứng chỉ: mã bị gõ sai (mã gồm 12 chữ cái và chữ số) hoặc không tồn tại. Trang trả lời giống nhau trong cả hai trường hợp, nên không để lộ mã nào đang được dùng.
• Không có xác minh trực tuyến: chứng chỉ được in không kèm xác minh. Hãy hỏi đơn vị cấp, như ở bước 5.

Trang chỉ mở được bằng mã, không tìm được theo tên, không được công cụ tìm kiếm lập chỉ mục và có giới hạn số lần tra cứu, nên không ai tra được chứng chỉ của một người nếu không có mã trong tay.

Nếu đơn vị bạn cấp chứng chỉ

Hãy giúp những người dựa vào chứng chỉ của bạn kiểm tra dễ dàng:

• In cách xác minh trên mọi chứng chỉ: một địa chỉ trên tên miền của bạn hoặc trên một dịch vụ bạn nêu tên trên website, kèm một mã.
• Lưu sổ cấp chứng chỉ với số hiệu tra cứu được, và ghi rõ trên website cách nhà tuyển dụng xác minh.
• Thu hồi chứng chỉ khi kết quả thay đổi, và thể hiện điều đó trên trang xác minh chứ không chỉ trong hồ sơ nội bộ.

Trong ExamQR, chứng chỉ cấp từ một kỳ thi có mã QR xác minh ở các gói trả phí; xem cách cấp chứng chỉ có mã QR xác minh. Nếu bạn đã có trang xác minh riêng, công cụ In chứng chỉ miễn phí sẽ in trên từng chứng chỉ một mã QR chứa link của chính bạn.

Danh sách kiểm tra

• Đã tìm thấy cách xác minh: mã QR, địa chỉ kèm mã, hoặc số hiệu.
• Đã đọc địa chỉ mã QR dẫn tới: website của chính đơn vị cấp, hoặc dịch vụ mà đơn vị cấp nêu tên.
• Thông tin khớp: họ tên, tên chứng chỉ, các ngày, số hiệu, xếp loại.
• Đã đọc trạng thái: còn hiệu lực, hoặc đã hết hạn nhưng vẫn chấp nhận được với vị trí này.
• Đã ghi lại kết quả: kiểm tra gì, khi nào, và câu trả lời.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có tra được chứng chỉ ExamQR theo tên người được cấp không? Không. Chỉ mã mới mở được chứng chỉ, để không ai dò được hồ sơ của người khác.

Trang báo "Đã hết hạn". Chứng chỉ có phải giả không? Không. Chứng chỉ là thật, nhưng đơn vị cấp đặt ngày hết hạn và ngày đó đã qua.

Ứng viên chỉ có bản in không có mã QR. Hãy hỏi trực tiếp đơn vị cấp. Chứng chỉ in không kèm xác minh trực tuyến thì không kiểm tra được trên trang.

ExamQR có bảo đảm cho khoá học hay kỹ năng không? Không. Đơn vị có tên trên chứng chỉ là bên cấp và chịu trách nhiệm về những gì chứng chỉ xác nhận. ExamQR lưu hồ sơ và hiển thị cho người có mã.

Bạn tự tổ chức đánh giá khi tuyển dụng? Xem ExamQR hỗ trợ tuyển dụng thế nào, từ khâu đăng ký đến danh sách chọn.