Comment vérifier qu'un certificat est authentique : une routine de cinq minutes avant d'embaucher

Un candidat joint à sa candidature un certificat « Customer Support Specialist ». Il a l'air en règle : un logo, une signature, un cachet, un QR code bien placé dans le coin. Mais un PDF se modifie en quelques minutes, un certificat scanné peut être ressaisi, et des modèles de certificats se vendent en ligne pour le prix d'un café. Le document seul ne prouve pas grand-chose. Ce qui le prouve, c'est le registre tenu par celui qui l'a délivré.

Ce guide propose une routine que toute équipe de recrutement peut suivre, quel que soit l'émetteur. Il montre ensuite à quoi ressemble la vérification d'un certificat délivré avec ExamQR, et que faire si votre propre organisme délivre des certificats.

Ce qu'un certificat peut vous dire, et ce qu'il ne peut pas

Un certificat est une affirmation : « cet organisme atteste que cette personne a réussi cette évaluation à cette date ». Vous ne pouvez la confirmer qu'auprès de l'organisme, soit par une page de vérification qu'il gère ou qu'il désigne, soit en le contactant directement. Les polices, les cachets et la qualité du papier vous aident à décider avec quel soin vérifier, jamais à savoir si le certificat est authentique.

Les signaux qui méritent un examen attentif

Aucun ne prouve à lui seul un faux ; chacun est une raison de vérifier avant de vous fier au document.

• L'émetteur est difficile à trouver par vous-même. Aucun site web que vous puissiez trouver de façon indépendante, ou une simple adresse e-mail gratuite comme contact.
• Des informations qui ne correspondent pas au CV. Un nom orthographié autrement, des dates incompatibles avec le parcours professionnel, une formation qui semble trop courte pour l'intitulé.
• Ni numéro d'enregistrement ni code de vérification, alors que le même émetteur les imprime sur d'autres certificats.
• Des traces de retouche. Une ligne dans une autre police ou une autre taille, un nom net à côté d'un logo flou, un texte légèrement décalé par rapport à la ligne.
• Un QR code ou un lien qui mène à un site sans rapport avec l'émetteur. Nous y revenons plus bas, car c'est le piège le plus facile à manquer.

La routine en cinq étapes

1. Repérez le moyen de vérification sur le certificat

Cherchez un QR code, une adresse de vérification imprimée avec un code, ou un numéro d'enregistrement. S'il n'y en a aucun, passez à l'étape 5.

2. Regardez où mène le QR code avant de lui faire confiance

Un QR code n'est qu'un lien, et un faux certificat peut renvoyer vers une fausse page très convaincante. Quand l'appareil photo de votre téléphone affiche l'adresse, lisez-la avant de l'ouvrir. Ce doit être le site de l'émetteur lui-même, ou un service de vérification que l'émetteur cite sur son propre site. En cas de doute, n'utilisez pas le code : trouvez vous-même le site de l'émetteur, ouvrez sa page de vérification depuis ce site et saisissez le code.

3. Comparez chaque détail

Mettez la page de vérification à côté du document : nom, intitulé du certificat, dates, numéro d'enregistrement, mention ou note s'ils figurent des deux côtés. La moindre différence signifie que le document que vous avez sous les yeux a été modifié, même si le certificat d'origine est réel.

4. Lisez le statut

Une bonne page de vérification dit plus que « trouvé ». Certificat valide signifie que l'émetteur le reconnaît aujourd'hui. Expiré signifie qu'il était authentique mais a dépassé sa date de fin ; que cela compte ou non dépend du poste. Révoqué signifie que l'émetteur l'a retiré, par exemple après la correction d'un résultat, et qu'il ne faut pas s'y fier.

5. Pas de vérification en ligne ? Interrogez l'émetteur

Contactez l'organisme avec des coordonnées que vous trouvez vous-même, pas le téléphone ni l'e-mail imprimés sur le certificat. Beaucoup d'émetteurs ne confirment un certificat qu'avec l'accord du titulaire : demandez donc aux candidats, dans votre formulaire de candidature, d'accepter la vérification de leurs diplômes et certificats. Notez dans le dossier du candidat ce que vous avez vérifié, quand, et la réponse obtenue.

À quoi ressemble la vérification d'un certificat ExamQR

Les organismes qui délivrent des certificats vérifiables par QR code sur ExamQR impriment sur chaque certificat un QR code et, juste en dessous, un code de 12 caractères.

• L'adresse est toujours app.examqr.com/verify/ suivie du code, par exemple app.examqr.com/verify/7K3M-Q9TX-2HPV. ExamQR ne vérifie les certificats à aucune autre adresse. Un certificat qui vous envoie ailleurs « pour vérifier auprès d'ExamQR » n'est pas authentique.
• Pas d'appareil photo sous la main ? Ouvrez app.examqr.com/verify et saisissez le code imprimé sous le QR code.
• La page montre l'enregistrement, pas le papier : le titulaire, le certificat, la matière et l'examen, l'organisme émetteur, la date de délivrance, ainsi que la date d'expiration, le numéro d'enregistrement et la mention lorsque le certificat en comporte. La note n'apparaît que si le certificat lui-même l'imprime.

Ce que signifient les autres réponses :

• Révoqué : l'émetteur a retiré le certificat à la date indiquée. ExamQR révoque automatiquement un certificat quand une révision fait passer la note sous la barre de réussite, et quand l'émetteur le délivre à nouveau pour corriger une information ; le certificat corrigé reçoit un nouveau code.
• Expiré : le certificat était authentique, mais sa date de fin est passée.
• Aucun certificat trouvé : le code est mal saisi (il compte 12 lettres et chiffres) ou n'existe pas. La page donne la même réponse dans les deux cas : elle ne révèle donc pas quels codes sont utilisés.
• Pas de vérification en ligne : le certificat a été imprimé sans. Interrogez l'émetteur, comme à l'étape 5.

La page ne s'ouvre qu'avec un code, ne permet aucune recherche par nom, n'est pas indexée par les moteurs de recherche et limite le nombre de consultations : personne ne peut retrouver les certificats d'une personne sans en avoir un en main.

Si votre organisme délivre des certificats

Facilitez la vérification pour ceux qui s'appuieront sur vos certificats :

• Imprimez un moyen de vérification sur chaque certificat : une adresse sur votre propre domaine ou sur un service que vous citez sur votre site, plus un code.
• Tenez un registre avec des numéros consultables, et expliquez sur votre site comment les employeurs peuvent vérifier.
• Retirez les certificats quand un résultat change, et affichez-le sur la page de vérification plutôt que seulement dans vos dossiers.

Dans ExamQR, les certificats délivrés à partir d'un examen sont vérifiables par QR code avec les offres payantes ; voir comment délivrer des certificats vérifiables par QR code. Si vous avez déjà vos propres pages de vérification, le créateur de certificats gratuit imprime sur chaque certificat un QR code renvoyant vers vos propres liens.

Liste de contrôle

• Moyen de vérification trouvé : QR code, adresse et code, ou numéro d'enregistrement.
• Destination du QR code lue : le site de l'émetteur lui-même, ou un service que l'émetteur cite.
• Informations identiques : nom, intitulé, dates, numéro d'enregistrement, mention.
• Statut lu : valide, ou expiré mais encore acceptable pour ce poste.
• Résultat consigné : ce qui a été vérifié, quand, et la réponse.

Questions

Puis-je rechercher un certificat ExamQR par le nom du titulaire ? Non. Seul le code ouvre un certificat, afin que personne ne puisse parcourir les dossiers des autres.

La page indique « Expiré ». Le certificat est-il faux ? Non. Il était authentique, mais l'émetteur lui avait fixé une date de fin aujourd'hui dépassée.

Le candidat n'a qu'une version imprimée sans QR code. Interrogez directement l'émetteur. Les certificats imprimés sans vérification en ligne ne peuvent pas être vérifiés sur la page.

ExamQR garantit-il la formation ou la compétence ? Non. C'est l'organisme nommé sur le certificat qui l'a délivré, et il répond de ce qu'il atteste. ExamQR conserve l'enregistrement et l'affiche à quiconque détient le code.

Vous faites passer vos propres évaluations lors du recrutement ? Découvrez comment ExamQR accompagne le recrutement, de l'inscription à la liste des candidats retenus.