Accord de traitement des données

Le présent accord s'applique automatiquement à toute organisation qui utilise ExamQR pour traiter des données personnelles de ses candidats. Aucune signature n'est requise ; si vous avez besoin d'un exemplaire contresigné pour vos dossiers, écrivez à [email protected].

Le présent Accord de traitement des données (« DPA ») est conclu entre l'organisation titulaire d'un compte ExamQR (le « Client », responsable du traitement) et TEX VIETNAM TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY (« TEX Vietnam JSC », sous-traitant), et fait partie des Conditions d'utilisation. Il s'applique lorsque TEX Vietnam JSC traite des Données personnelles du Client pour le compte du Client, et vise à satisfaire à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD »), au RGPD britannique (UK GDPR) et aux lois similaires (la « Législation sur la protection des données »).

1. Description du traitement

2. Instructions du Client

TEX Vietnam JSC traite les Données personnelles du Client uniquement sur instructions documentées du Client, à savoir le présent DPA, les Conditions ainsi que l'utilisation et la configuration du Service par le Client, sauf si la loi l'exige autrement (auquel cas elle en informe préalablement le Client, à moins que la loi ne l'interdise). Elle informe le Client si elle estime qu'une instruction enfreint la Législation sur la protection des données. Le Client est responsable de la licéité des données et des instructions qu'il fournit, y compris de l'information des candidats et de l'obtention de tout consentement requis.

3. Confidentialité

Seul le personnel qui a besoin d'y accéder pour fournir le Service ou en assurer l'assistance peut accéder aux Données personnelles du Client, et il est tenu à des obligations de confidentialité.

4. Sécurité

TEX Vietnam JSC met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites sur la page Sécurité, qu'elle peut mettre à jour à condition que le niveau global de protection ne diminue pas.

5. Sous-traitants ultérieurs

• Le Client autorise les sous-traitants ultérieurs énumérés à l'article 7 de la Politique de confidentialité qui traitent des Données personnelles du Client : Cloudflare, Inc. (acheminement réseau et sécurité), OVHcloud (hébergement), notre prestataire d'envoi d'e-mails (invitations aux examens et e-mails relatifs aux mots de passe adressés aux candidats) et Google LLC uniquement pour les services que le Client active (connexion avec Google, reCAPTCHA et son serveur STUN public, qui aide la vidéo en direct à se connecter lorsque le Client utilise la surveillance en direct). Les navigateurs des candidats et du personnel chargent également des scripts et des styles open source depuis jsDelivr sur les pages de l'application web, y compris les pages d'examen, et le quiz en direct charge des images d'avatar depuis DiceBear ; ces services reçoivent l'adresse IP et, pour DiceBear, le pseudonyme du joueur, mais aucune autre Donnée personnelle du Client. Les fournisseurs d'IA ne reçoivent pas de données de candidats.
• TEX Vietnam JSC informera le Client par e-mail au moins 30 jours à l'avance avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur des Données personnelles du Client. Le Client peut s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données dans ce délai ; si les parties ne parviennent pas à résoudre l'objection, le Client peut résilier le Service concerné et obtenir le remboursement au prorata des sommes payées d'avance.
• TEX Vietnam JSC impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations en matière de protection des données qui ne sont pas moins protectrices que le présent DPA et demeure responsable de leur exécution.

6. Demandes des personnes concernées

Le Client peut consulter, corriger, exporter et supprimer les données des candidats dans le Service. Si TEX Vietnam JSC reçoit d'une personne concernée une demande relative aux Données personnelles du Client, elle la transmet au Client sans y répondre elle-même (sauf pour confirmer ce renvoi) et lui apporte une aide raisonnable pour y répondre.

7. Violations de données personnelles

TEX Vietnam JSC notifiera le Client dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 48 heures, après avoir pris connaissance d'une violation affectant des Données personnelles du Client. La notification décrira ce qui est connu (nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements, conséquences probables, mesures prises) et sera complétée à mesure que de nouvelles informations seront disponibles.

8. Assistance

TEX Vietnam JSC fournira des informations et une aide raisonnables pour les analyses d'impact relatives à la protection des données du Client et pour les consultations préalables des autorités de contrôle, dans la mesure où elles concernent le Service.

9. Suppression et restitution

Les alertes de surveillance et les captures d'écran sont supprimées automatiquement 90 jours après la date de l'examen. Lorsque le Client ferme son compte, TEX Vietnam JSC supprime les Données personnelles du Client dans un délai de 30 jours, et celles-ci disparaissent des sauvegardes dans un délai supplémentaire de 14 jours, sauf si la loi impose leur conservation. Avant la fermeture, le Client peut exporter les listes de candidats et les résultats.

10. Audits

TEX Vietnam JSC mettra à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent DPA, principalement au moyen de réponses écrites aux questionnaires de sécurité raisonnables du Client. Si cela ne suffit pas, le Client peut réaliser un audit, à ses propres frais, moyennant un préavis d'au moins 30 jours, au maximum une fois par an, pendant les heures ouvrables, sous réserve de confidentialité et sans accès aux données d'autres clients.

11. Transferts internationaux

Les Données personnelles du Client sont traitées aux États-Unis (hébergement) et peuvent être consultées depuis le Viêt Nam (assistance et exploitation). Pour les transferts de données personnelles soumises au RGPD vers un pays ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation, les parties conviennent des clauses contractuelles types adoptées par la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission (les « CCT »), module deux (responsable du traitement à sous-traitant), qui sont intégrées par référence : le Client est l'exportateur de données et TEX Vietnam JSC l'importateur de données ; la clause 7 (clause d'adhésion) s'applique ; l'option 2 de la clause 9, point a), s'applique avec le délai de préavis prévu à l'article 5 ; la formulation facultative de la clause 11 ne s'applique pas ; la clause 17 (droit applicable) : le droit irlandais ; la clause 18 (élection de for et juridiction) : les juridictions irlandaises ; l'annexe I est complétée par l'article 1 du présent DPA et l'annexe II par la page Sécurité. Pour le Royaume-Uni, l'avenant britannique relatif aux transferts internationaux de données (UK International Data Transfer Addendum) aux CCT s'applique ; pour la Suisse, les CCT s'appliquent, les références au RGPD s'entendant comme des références à la loi fédérale suisse sur la protection des données.

12. Responsabilité et ordre de priorité

La responsabilité de chaque partie au titre du présent DPA est soumise aux limitations prévues par les Conditions, sauf lorsque la Législation sur la protection des données ne le permet pas. En cas de contradiction entre le présent DPA et les Conditions, le présent DPA prévaut pour le traitement des Données personnelles du Client ; en cas de contradiction avec les CCT, les CCT prévalent.

13. Contact

TEX VIETNAM TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY (CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TEX VIỆT NAM ; dénomination enregistrée sans signes diacritiques : CONG TY CO PHAN CONG NGHE TEX VIET NAM).
Adresse du siège social : No. 367-E16, Group 11, Dong Anh Town, Dong Anh District, Hanoi City, Vietnam.
Contact pour la protection des données : [email protected].