Acuerdo de tratamiento de datos

Este acuerdo se aplica automáticamente a toda organización que utilice ExamQR para tratar datos personales de sus candidatos. No es necesaria ninguna firma; si necesitas una copia firmada por ambas partes para tus registros, escribe a [email protected].

El presente Acuerdo de tratamiento de datos («DPA») se celebra entre la organización titular de una cuenta de ExamQR («Cliente», responsable del tratamiento) y TEX VIETNAM TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY («TEX Vietnam JSC», encargado del tratamiento), y forma parte de los Términos del servicio. Se aplica cuando TEX Vietnam JSC trata Datos Personales del Cliente por cuenta del Cliente, y está concebido para cumplir el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos de la UE («RGPD»), el RGPD del Reino Unido (UK GDPR) y leyes similares («Normativa de Protección de Datos»).

1. Detalles del tratamiento

2. Instrucciones del Cliente

TEX Vietnam JSC trata los Datos Personales del Cliente únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, que son este DPA, los Términos y el uso y la configuración del Servicio por parte del Cliente, salvo que la ley exija otra cosa (en cuyo caso informará previamente al Cliente, a menos que la ley lo prohíba). Informará al Cliente si considera que una instrucción infringe la Normativa de Protección de Datos. El Cliente es responsable de la licitud de los datos y de las instrucciones que proporciona, lo que incluye informar a los candidatos y obtener cualquier consentimiento necesario.

3. Confidencialidad

Solo puede acceder a los Datos Personales del Cliente el personal que necesite dicho acceso para prestar el Servicio o darle soporte, y dicho personal está sujeto a obligaciones de confidencialidad.

4. Seguridad

TEX Vietnam JSC aplica las medidas técnicas y organizativas descritas en la página de Seguridad, que puede actualizar siempre que no disminuya el nivel general de protección.

5. Subencargados del tratamiento

• El Cliente autoriza a los subencargados del tratamiento enumerados en la sección 7 de la Política de privacidad que tratan Datos Personales del Cliente: Cloudflare, Inc. (distribución de red y seguridad), OVHcloud (alojamiento), nuestro proveedor de envío de correo electrónico (invitaciones a exámenes y correos sobre contraseñas dirigidos a los candidatos) y Google LLC únicamente para los servicios que habilite el Cliente (Iniciar sesión con Google, reCAPTCHA y su servidor STUN público, que ayuda a establecer la conexión del video en directo cuando el Cliente usa la supervisión en directo). Los navegadores de los candidatos y del personal también cargan scripts y estilos de código abierto desde jsDelivr en las páginas de la aplicación web, incluidas las páginas de examen, y el cuestionario en directo carga imágenes de avatar desde DiceBear; estos servicios reciben la dirección IP y, en el caso de DiceBear, el apodo del jugador, pero ningún otro Dato Personal del Cliente. Los proveedores de IA no reciben datos de candidatos.
• TEX Vietnam JSC avisará por correo electrónico con al menos 30 días de antelación antes de añadir o sustituir un subencargado del tratamiento de Datos Personales del Cliente. El Cliente podrá oponerse por motivos razonables relacionados con la protección de datos dentro de ese plazo; si las partes no logran resolver la oposición, el Cliente podrá poner fin al Servicio afectado y recibir un reembolso proporcional de las tarifas pagadas por adelantado.
• TEX Vietnam JSC impone a cada subencargado del tratamiento obligaciones de protección de datos que no ofrecen una protección inferior a la de este DPA, y sigue siendo responsable del cumplimiento de dichas obligaciones por parte de cada subencargado.

6. Solicitudes de los interesados

El Cliente puede consultar, corregir, exportar y suprimir datos de candidatos en el Servicio. Si TEX Vietnam JSC recibe una solicitud de un interesado relativa a Datos Personales del Cliente, la trasladará al Cliente sin responderla por sí misma (salvo para confirmar el traslado) y prestará una ayuda razonable para que el Cliente pueda responder.

7. Violaciones de la seguridad de los datos personales

TEX Vietnam JSC notificará al Cliente sin dilación indebida y, en cualquier caso, en un plazo de 48 horas desde que tenga conocimiento de una violación de la seguridad que afecte a Datos Personales del Cliente. La notificación describirá lo que se sepa (naturaleza de la violación, categorías y número aproximado de interesados y de registros, consecuencias probables, medidas adoptadas) y se actualizará a medida que se disponga de más información.

8. Asistencia

TEX Vietnam JSC proporcionará información y ayuda razonables para las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos del Cliente y para las consultas previas a las autoridades de control, en la medida en que se refieran al Servicio.

9. Supresión y devolución

Las alertas y capturas de pantalla de supervisión se eliminan automáticamente 90 días después de la fecha del examen. Cuando el Cliente cierra su cuenta, TEX Vietnam JSC suprime los Datos Personales del Cliente en un plazo de 30 días, y estos desaparecen de las copias de seguridad en un plazo adicional de 14 días, salvo que la ley exija conservarlos. Antes del cierre, el Cliente puede exportar las listas de candidatos y los resultados.

10. Auditorías

TEX Vietnam JSC pondrá a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este DPA, principalmente mediante respuestas por escrito a los cuestionarios de seguridad razonables del Cliente. Si esto no fuera suficiente, el Cliente podrá realizar una auditoría, a su cargo, con un preaviso de al menos 30 días, no más de una vez al año, en horario laboral, con sujeción a obligaciones de confidencialidad y sin acceso a los datos de otros clientes.

11. Transferencias internacionales

Los Datos Personales del Cliente se tratan en Estados Unidos (alojamiento) y pueden ser objeto de acceso desde Vietnam (soporte y operaciones). Para las transferencias de datos personales sujetos al RGPD a un país que no cuente con una decisión de adecuación, las partes acuerdan aplicar las cláusulas contractuales tipo adoptadas mediante la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de la Comisión («CCT»), módulo dos (de responsable a encargado), que se incorporan por referencia: el Cliente es el exportador de datos y TEX Vietnam JSC, el importador de datos; se aplica la cláusula 7 (cláusula de incorporación); se aplica la opción 2 de la cláusula 9, letra a), con el plazo de preaviso previsto en la sección 5; no se aplica el texto opcional de la cláusula 11; cláusula 17 (Derecho aplicable): el Derecho de Irlanda; cláusula 18 (elección del foro y jurisdicción): los tribunales de Irlanda; el anexo I se cumplimenta con la sección 1 de este DPA y el anexo II, con la página de Seguridad. Para el Reino Unido, se aplica el Anexo de Transferencia Internacional de Datos del Reino Unido (UK International Data Transfer Addendum) a las CCT; para Suiza, se aplican las CCT, entendiéndose las referencias al RGPD como referencias a la Ley Federal suiza de Protección de Datos.

12. Responsabilidad y prelación

La responsabilidad de cada parte en virtud de este DPA está sujeta a las limitaciones previstas en los Términos, salvo cuando la Normativa de Protección de Datos no lo permita. En caso de conflicto entre este DPA y los Términos, prevalecerá este DPA en lo relativo al tratamiento de Datos Personales del Cliente; en caso de conflicto entre este DPA y las CCT, prevalecerán las CCT.

13. Contacto

TEX VIETNAM TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY (CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TEX VIỆT NAM; denominación social registrada sin diacríticos: CONG TY CO PHAN CONG NGHE TEX VIET NAM).
Domicilio social: No. 367-E16, Group 11, Dong Anh Town, Dong Anh District, Hanoi City, Vietnam.
Contacto de privacidad: [email protected].