Thi thực hành trên máy tính: năm sự cố thường gặp trong phòng máy và cách khắc phục

Một trung tâm đào tạo cần cấp chứng chỉ Word và Excel cho 60 người. Đề bài đã soạn xong: định dạng một báo cáo, lập bảng ngân sách có công thức và biểu đồ. Hai phòng máy đã được đặt cho buổi sáng. Trên giấy, mọi thứ có vẻ đơn giản. Trên thực tế, phần khó của một kỳ thi thực hành không nằm ở đề bài, mà ở mọi chuyện xảy ra với các tệp: thí sinh lưu ở đâu, máy treo thì sao, làm sao ngăn ai đó mở cửa sổ chat, và ai sẽ chấm xong 60 thư mục bài làm trước thứ Sáu.

Bài này lần lượt đi qua năm vấn đề người tổ chức hay gặp nhất, vì sao chúng xảy ra và cách khắc phục. Lời khuyên áp dụng được với mọi cách tổ chức; ở chỗ nào ExamQR giúp được, bài sẽ nói rõ cách làm.

1. Tệp bài làm nằm rải rác khắp nơi

Vấn đề. Bạn dặn thí sinh lưu bài "ra màn hình nền" hoặc "vào thư mục thi". Cuối giờ, bạn thấy Book1.xlsx, Document3.docx, một tệp lưu trong Downloads, một tệp khác trong USB, và hai thí sinh lưu đè lên bài của nhau trên ổ mạng dùng chung. Thu gom và đổi tên 60 bộ tệp mất nhiều thời gian hơn cả buổi thi.

Cách khắc phục. Cho mỗi thí sinh, và mỗi bài, một chỗ lưu riêng, rồi thu bài tự động thay vì cầm USB đi từng máy.

Trong ExamQR Exam, phiên bản chạy ngay tại phòng máy của bạn, bài thực hành là một câu hỏi mà thí sinh trả lời bằng cách nộp tệp. Trên máy của từng thí sinh, ứng dụng tạo một thư mục làm bài cho câu hỏi đó, kèm nút mở thư mục. Thí sinh lưu tệp Word, Excel hoặc mã nguồn vào đó, bằng chính các chương trình quen dùng. Mỗi khi có tệp được tạo hoặc thay đổi trong thư mục, ứng dụng gửi tệp đó lên máy chủ thi trên máy của giáo viên, và cứ mỗi phút lại kiểm tra lại các thư mục một lần.

Một số tệp được cố ý bỏ qua: tệp khóa tạm của Office (các tệp bắt đầu bằng ~$), chương trình và script (.exe, .bat, .ps1), và các thư mục build như bin, obj hay node_modules. Mỗi tệp tối đa 50 MB.

Sau ca thi, Xuất bài thực hành (ZIP) cho bạn một tệp nén duy nhất: mỗi thí sinh một thư mục, đặt tên theo số ghế và họ tên, bên trong là mỗi câu hỏi một thư mục. Không ai phải đổi tên gì cả.

Mẹo: vẫn nên cho thí sinh biết tên tệp bạn muốn, ví dụ Bai2-NganSach.xlsx. Người chấm tìm bài trong thư mục nhanh hơn nhiều khi tệp của mọi thí sinh đều có cùng tên.

2. Máy treo làm mất 40 phút làm bài

Vấn đề. Máy trong phòng máy hiếm khi là máy mới nhất. Excel treo khi mở một tệp lớn, Windows tự khởi động lại, ai đó vấp phải dây nguồn. Nếu bản duy nhất của bài làm nằm trên máy đó, thí sinh phải làm lại từ đầu, thường là trong nước mắt, và bạn phải quyết định có cho thêm giờ hay không.

Cách khắc phục. Hai thói quen và một lưới an toàn.

• Dặn thí sinh "lưu sớm, lưu thường xuyên". Không phần mềm thi nào gửi được bài làm chỉ nằm trong bộ nhớ của Word. Hãy yêu cầu thí sinh lưu tệp vào thư mục làm bài ngay trong phút đầu tiên, rồi bấm Ctrl+S sau mỗi bước. Bật AutoSave hoặc AutoRecover của Office trên bản cài chung của phòng máy.
• Giữ một bản sao ngoài máy thí sinh. Với ExamQR Exam, mọi phiên bản đã lưu đều đã có trên máy chủ thi, nên một máy hỏng chỉ mất tối đa những thay đổi kể từ lần lưu cuối.
• Đảm bảo không mất gì trên đường truyền. Nếu một tệp không gửi được, chẳng hạn do mạng chập chờn, ứng dụng không đánh dấu là đã gửi và sẽ thử lại ở lần kiểm tra tiếp theo. Nếu máy khởi động lại, ứng dụng quét lại các thư mục làm bài khi thí sinh vào lại và gửi những gì còn thiếu.

Hãy quyết định quy tắc bù giờ trước kỳ thi, đừng đợi đến lúc đang thi. Một quy tắc thường dùng: giám thị ghi lại thời điểm máy hỏng và thời điểm thí sinh làm bài lại được, và thí sinh được cộng khoảng chênh lệch đó vào cuối giờ.

3. Mất mạng và cả phòng phải dừng

Vấn đề. Nếu kỳ thi chạy trên một trang web, kết nối Internet của phòng máy trở thành điểm yếu nhất trong ngày. Khi mạng rớt, 30 thí sinh cùng dừng một lúc, và ai đang tải tệp lên dở dang sẽ không biết tệp đã đến nơi hay chưa.

Cách khắc phục. Đừng phụ thuộc vào Internet khi thi trong phòng máy. ExamQR Exam chạy máy chủ trên một máy của giáo viên ngay trong phòng, và thí sinh kết nối tới đó qua mạng nội bộ. Kỳ thi, câu hỏi và các tệp đã nộp không hề rời khỏi phòng trong suốt ca thi. Cách hoạt động và những việc cần chuẩn bị có trong bài thi ngoại tuyến trên mạng nội bộ.

Trước ngày thi, hãy thử đúng như thật: bật máy chủ, kết nối hai hoặc ba máy trong phòng, lưu một tệp lớn vào thư mục làm bài và kiểm tra xem tệp có xuất hiện trên máy chủ không.

4. Không khóa máy được, vì thí sinh cần dùng Office

Vấn đề. Với bài trắc nghiệm, bạn có thể khóa màn hình để thí sinh chỉ thấy bài thi. Bài thi thực hành thì ngược lại: thí sinh phải mở Word, Excel hoặc trình soạn thảo mã và liên tục chuyển qua lại giữa các cửa sổ. Khóa hoàn toàn thì chính bài thi cũng không làm được. Nhưng để mọi thứ mở thì lại tạo cơ hội cho trình duyệt, ứng dụng chat hay trợ lý AI.

Cách khắc phục. Chặn những công cụ giúp gian lận, cho phép những công cụ mà đề bài cần.

Ở chế độ thực hành, ExamQR Exam không khóa màn hình như với bài thi thông thường. Ứng dụng cho phép thí sinh dùng Office và trình soạn thảo mã, và đóng các chương trình không có chỗ trong kỳ thi:

• trình duyệt web (Chrome, Edge, Firefox và các trình duyệt khác);
• ứng dụng chat và họp trực tuyến (Teams, Zoom, Slack, Discord, Telegram, Skype và các ứng dụng khác);
• công cụ điều khiển từ xa (Remote Desktop, TeamViewer, AnyDesk và các công cụ khác), để không ai ở ngoài phòng làm bài được trên máy của thí sinh;
• ứng dụng trợ lý AI (ChatGPT, Copilot và các chương trình chạy mô hình cục bộ);
• phần mềm quay màn hình.

Phần mềm không thể chặn được mọi thứ. Có ba việc vẫn phải trông vào chính phòng thi:

• Người ngồi cạnh. Hai người cùng làm một bài ngân sách có thể chép số liệu của nhau. Hãy chuẩn bị hai phiên bản cho mỗi bài với dữ liệu khác nhau, và dùng sơ đồ chỗ ngồi để người ngồi cạnh nhau không bao giờ nhận cùng một phiên bản.
• USB và ổ mạng dùng chung. Chặn thiết bị lưu trữ di động và thư mục chia sẻ qua mạng trên các máy trong phòng, hoặc kiểm tra túi và mặt bàn. Chép sẵn mọi tệp ban đầu mà thí sinh cần vào các máy trước ca thi.
• Có người đi lại trong phòng. Mỗi phòng một giám thị, đi lại quan sát, không ngồi yên ở bàn đầu.

5. Chấm 60 thư mục mất mấy ngày, và người chấm cho điểm lệch nhau

Vấn đề. Bài của từng thí sinh phải được mở ra, kiểm tra từng bước và cho điểm. Một người chấm cho 8/10 với một biểu đồ thiếu tiêu đề, người khác cho 6. Kết quả hứa trả vào thứ Hai thì đến thứ Năm mới có, và hai thí sinh khiếu nại.

Cách khắc phục. Chấm tay ít hơn, và phần còn lại thì chấm theo cùng một hướng dẫn chấm bằng văn bản.

• Để máy kiểm tra kết quả. Sau mỗi bài, thêm một câu hỏi ngắn được chấm tự động: "Tổng ở ô F20 của bạn bằng bao nhiêu?" hoặc "Báo cáo sau khi định dạng của bạn có bao nhiêu trang?". Trả lời đúng cho thấy công thức và các thiết lập đều đúng, và phần điểm này được chấm ngay khi thí sinh nộp bài.
• Viết hướng dẫn chấm cho từng bài. Chia mỗi bài thành các bước kèm điểm: công thức đúng 2 điểm, địa chỉ tuyệt đối 1, loại biểu đồ 1, tiêu đề biểu đồ và nhãn trục 1. Khi đó người chấm cho điểm theo từng bước chứ không theo cảm tính, và điểm của hai người chấm sát nhau hơn nhiều.
• Chấm ngay trong phần mềm thi. Trong ExamQR Exam, cửa sổ chấm tay liệt kê các câu hỏi của từng thí sinh kèm điểm tối đa. Với câu nộp tệp, bạn mở bài của thí sinh ngay từ đó rồi nhập điểm.
• Dùng hai người chấm khi kỳ thi quan trọng. Ở phiên bản trực tuyến của ExamQR, một bài làm có thể được giao cho hai người chấm và một người duyệt. Điểm cuối cùng là điểm của người duyệt nếu có, nếu không thì là trung bình điểm của hai người chấm.

Cần nói rõ phần nào là tự động. ExamQR không tự mở tệp Excel rồi chấm; vẫn phải có người xem bài. Phần tự động là mọi thứ xung quanh: thu bài, đặt tên, các câu hỏi kiểm tra chấm tự động và bảng điểm. Khi đã chấm xong hết, bạn có thể in bảng điểm theo phòng hoặc xuất ra Excel.

Nếu tổ chức thi trực tuyến

Nếu thí sinh thi tại nhà hoặc trên laptop riêng, cách làm tương tự vẫn dùng được trên trình duyệt với thi trực tuyến của ExamQR. Câu tự luận có thể yêu cầu nộp tệp thay vì nhập chữ, và bạn chọn loại tệp được chấp nhận: Word, Excel, PowerPoint, PDF, hình ảnh, tệp C++ hoặc tệp nén. Bài làm được lưu tự động trong lúc thí sinh làm, và sau ca thi bạn tải toàn bộ tệp đã nộp về thành một tệp ZIP, mỗi thí sinh một thư mục. Bạn không thể đóng các chương trình khác trên laptop riêng của thí sinh, nên hãy dựa nhiều hơn vào các câu hỏi kiểm tra chấm tự động và các phiên bản đề.

Danh sách kiểm tra cho ngày thi

• Hai phiên bản cho mỗi bài, với dữ liệu khác nhau, và một sơ đồ chỗ ngồi.
• Tệp ban đầu đã chép vào mọi máy trong phòng; USB đã bị chặn.
• AutoSave hoặc AutoRecover của Office đã bật; thí sinh được dặn lưu vào thư mục làm bài và bấm Ctrl+S thường xuyên.
• Tên tệp cần nộp được ghi rõ trong từng bài.
• Máy chủ thi đã được thử với các máy thật trong phòng và một tệp lớn.
• Quy tắc bù giờ đã ghi thành văn bản, và thời gian cộng thêm đã đặt sẵn cho những thí sinh được hưởng.
• Hướng dẫn chấm cho từng bài, có điểm cho từng bước, đã gửi tới mọi người chấm.
• Câu hỏi kiểm tra chấm tự động sau mỗi bài.

Thi thực hành đo được những gì người ta thật sự làm được, vì thế nhà tuyển dụng và các tổ chức cấp chứng chỉ tin vào hình thức này. Phần lớn công sức nằm ở khâu hậu cần xung quanh. Làm tốt phần tệp bài làm, mạng và chấm điểm, thì bản thân buổi thi là phần dễ nhất.